Dashboard là gì? Cách biểu diễn báo cáo dashboard chuyên nghiệp

Dashboard là gì, hiểu đơn giản là một tập hợp các báo cáo (dạng đồ thị, bảng, con số) giúp cho người dùng có góc nhìn tổng thể về tình hình hoạt động công việc của mình. Tuy nhiên, việc đặt một loạt các đồ thị, bảng biểu cạnh nhau thì chưa chắc đã trở thành 1 dashboard hữu ích.

Dashboard là gì?

Dashboard là gì

Đối với nhiều nhà quản trị hay với các bạn mới tiếp xúc với kế toán quản trị thì đây là một khái niệm nghe rất cao sang. Các bạn thường được nghe thấy từ này trong các cuộc họp ban giám đốc; hay trong các trao đổi về BI. Thực ra nó chỉ đúng như cái tên của nó:

– Lướt qua (Dash)

– Cái bảng (Board)

Lợi ích của dashboard là gì?

Đương nhiên là như mục tiêu ban đầu khi tạo ra báo cáo này; và đặt cho nó một cái tên riêng biệt thì Dashboard nhằm đáp ứng các nhu cầu sau :

– Có cái nhìn nhanh bằng cách trình bày thông tin trực quan sinh động. Không chỉ là các con số, còn cả biểu đồ, nhận xét,…

– Ngắn vừa đủ trong 1 trang giấy, không gây sợ cho người quá bận rộn khi đọc báo cáo

– Thông tin VỪA đủ cho việc ra một quyết định ngắn hạn.

Các bước xây dựng Dashboard để mang lại hiệu quả:

Các bước xây dựng Dashboard để mang lại hiệu quả

B1: Viết các yêu cầu, mục tiêu muốn hướng đến

Điều này sẽ giúp bạn khi xây dựng hệ thống báo cáo hướng tới mục tiêu quản trị cụ thể và tránh lan man. Đặt ra các câu hỏi 5 WH+H

Ví dụ :

– Doanh thu quý vừa rồi là gì?

– Làm cách nào để tiếp cận khách hàng nhiều hơn

– Lượng khách loyalty tăng lên như thế nào?…
– Các chỉ số chính mình cần quan tâm là gì? VD: chi phí marketing/doanh thu; tỷ lệ chuyển đổi, chi phí một đơn hàng,…..
– Các đối tượng chính mình cần phân tích trên hệ thống là gì? phân tích chỉ số theo marketer, sản phẩm, Sale man, ….
– Cây quản trị Top-down của mình là gì?

B2: Xác định đối tượng đọc báo cáo

Việc này rất quan trọng để tránh bị rối.
Đối với nhân viên thì sử dụng dash hàng ngày/tuần, dữ liệu cho riêng mình; cần chi tiết giao dịch, các con số KPI, thực tế của mình theo tháng/quý tùy doanh nghiệp, thường quản trị bottom-up
Nếu là giám đốc thì sử dụng dash hàng tháng/quý, dữ liệu cho cả công ty; cần quản trị top-down và phân tích đa chiều.

Đối với vài nhà quản trị thì đôi lúc là Doanh số (sales), Lợi nhuận gộp (Gross Margin) qua các thời điểm.

Đối với mục tiêu khác lại có thể có thêm những thông tin khác như

– Số lượng khách hàng

– Tỉ lệ khách hàng hài lòng

– Số lượng cuộc hẹn được thực hiện,…

Dù cho là thông tin gì được thể hiện, thì Dashboard đúng như tên của nó, cần tôn trọng các nguyên tắc :

– ĐỦ  – Không chưa thông tin thừa

– RÕ RÀNG – Không gây nhầm lẫn khi đọc NHANH.

Từ đó việc lựa chọn thông tin và cách thức trình bày cũng khác nhau. Làm sai bước này, Dashboard của bạn có thể không bao giờ được đọc lần 2 nữa.

B3: Xây dựng 5 công cụ đo đạc và rà soát các chiều

– Một dashboard sẽ có 5 thành phần chính: tọa độ, bộ lọc (Slicer), cột (column), hàng (row), tên các đồ thị (Legend) – Việc của bạn là thể hiện đầy đủ các thành phần trên cũng như rà soát cẩn thận vì mất đi 1 thông tin thì xem như dashboard đó chưa đủ ý nghĩa

B4: Vẽ quy hoạch – Sắp xếp báo cáo

Khi số lượng báo cáo lớn. Mỗi báo cáo như 1 tòa nhà. Nếu ta không có “quy hoạch” thì sẽ khiến các báo cáo bị chồng chéo khó theo dõi.
Vì vậy ta cần quy hoạch dash trước khi xây dựng để giúp tiện theo dõi. Ta vẽ quy hoạch này ra giấy trước

B5: Tạo hướng dẫn sử dụng nhằm phân chi một cách chi tiết các chỉ mục

B6: Sử dụng các mẫu Template ấn tượng cho Dashboard

Để thể hiện được sự chuyên nghiệp và ngăn nắp của mình trước sếp và khách hàng, bạn cần lựa chọn cho dashboard của mình những bộ mẫu mã thật bắt mắt

Ngoài ra, một báo cáo chỉ có con số mà không có những nhận xét, phân tích đi kèm sẽ kém hiệu quả hơn. Trong đó, số liệu có thể nói lên nhiều điều khi được phân tích cùng với thời gian, địa điểm,… xảy ra các sự kiện. Vì vậy, kết luận, nhận xét và giải pháp; là những yếu tố cần thiết để khiến khách hàng hoặc cấp trên của bạn hài lòng.

Cảm ơn các bạn đã dành thời gian đọc qua chủ đề Dashboard là gì? của cole.vn.

>> Tham khảo Business Analysis là gì? có gì khác biệt với Analytics