Lợi ích của RPA cho phép doanh nghiệp của bạn tự động hóa và thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại với tốc độ nhanh chóng như robot. Ngoài ra, công ty và nhân viên của bạn đều được hưởng lợi từ RPA bằng cách có thể dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ phức tạp. Hãy cùng Cole tìm hiểu sâu hơn về các lợi ích khổng lồ của RPA.
RPA là gì?
Robotic process automation – Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), còn được gọi là software robotics, sử dụng các công nghệ tự động hóa thông minh để thực hiện các office tasks lặp đi lặp lại của con người, chẳng hạn như trích xuất dữ liệu, điền vào biểu mẫu, di chuyển tệp,…
RPA kết hợp các tương tác API và giao diện người dùng (UI) để tích hợp và thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại giữa doanh nghiệp và các ứng dụng năng suất. Bằng cách triển khai các tập lệnh mô phỏng quy trình của con người, các công cụ RPA hoàn thành việc thực thi tự động các hoạt động và giao dịch khác nhau trên các hệ thống phần mềm không liên quan.
Hình thức tự động hóa này sử dụng phần mềm dựa trên quy tắc để thực hiện các hoạt động quy trình kinh doanh với khối lượng lớn, giải phóng nguồn nhân lực để ưu tiên các nhiệm vụ phức tạp hơn. RPA cho phép CIO và những người ra quyết định khác đẩy nhanh nỗ lực chuyển đổi kỹ thuật số của họ và tạo ra lợi tức đầu tư (ROI) cao hơn từ nhân viên của họ.
RPA và intelligent automation
Để các công cụ RPA trên thị trường duy trì tính cạnh tranh, chúng sẽ cần phải vượt ra ngoài phạm vi automation task và mở rộng các dịch vụ của mình để bao gồm tự động hóa thông minh – intelligent automation (IA). Loại tự động hóa này mở rộng chức năng RPA bằng cách kết hợp các phân ngành phụ của trí tuệ nhân tạo, như học máy, xử lý ngôn ngữ tự nhiên và thị giác máy tính.
Intelligent process automation đòi hỏi nhiều hơn các hệ thống RPA dựa trên quy tắc đơn giản. Bạn có thể coi RPA là các “doing” tasks, trong khi AI và ML tương ứng bao gồm nhiều nhiệm vụ “thinking” and “learning”. Nó đào tạo các thuật toán sử dụng dữ liệu để phần mềm có thể thực hiện các tác vụ một cách nhanh hơn, hiệu quả hơn.
RPA và artificial intelligence
Robotic process automation thường bị nhầm lẫn với trí tuệ nhân tạo – artificial intelligence (AI), nhưng thực chất cả hai đều khác nhau. AI kết hợp tự động hóa nhận thức, machine learning (ML), natural language processing (NLP), lý luận, tạo và phân tích giả thuyết.
Sự khác biệt quan trọng là RPA được điều khiển theo quy trình, trong khi AI được điều khiển bằng dữ liệu. Các bot RPA chỉ có thể tuân theo các quy trình do người dùng cuối xác định, trong khi các bot AI sử dụng machine learning để nhận dạng các mẫu trong dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu phi cấu trúc và học hỏi theo thời gian. Nói cách khác, AI nhằm mục đích mô phỏng trí thông minh của con người, trong khi RPA chỉ nhằm mục đích tái tạo các nhiệm vụ do con người chỉ đạo. Mặc dù việc sử dụng trí tuệ nhân tạo và các công cụ RPA giảm thiểu nhu cầu can thiệp của con người, nhưng cách chúng tự động hóa các quy trình lại khác hẳn.
Điều đó nói lên rằng, RPA và AI có sự bổ trợ rất tốt cho nhau. AI có thể giúp RPA tự động hóa các tác vụ một cách đầy đủ hơn và xử lý các trường hợp sử dụng phức tạp hơn. RPA cũng cho phép xử lý thông tin chi tiết về AI nhanh hơn thay vì chờ đợi triển khai thủ công.
RPA hoạt động như thế nào?
Theo Forrester, RPA software tools phải bao gồm các khả năng cốt lõi sau:
- Low-code capabilities để xây dựng các tập lệnh tự động hóa
- Tích hợp với các ứng dụng doanh nghiệp
- Điều phối và quản trị bao gồm cấu hình, giám sát và bảo mật
Automation technology như RPA, cũng có thể truy cập thông tin thông qua các hệ thống cũ, tích hợp tốt với các ứng dụng khác thông qua tích hợp front-end. Điều này cho phép nền tảng tự động hóa hoạt động tương tự như con người, thực hiện các tác vụ thông thường, chẳng hạn như đăng nhập, sao chép và paste từ hệ thống này sang hệ thống khác. Mặc dù các kết nối back-end tới cơ sở dữ liệu và dịch vụ web doanh nghiệp cũng hỗ trợ tự động hóa, nhưng giá trị thực sự của RPA nằm ở khả năng tích hợp với front-end nhanh chóng và đơn giản.
Các lợi ích của RPA bạn cần biết
RPA sở hữu nhiều lợi ích hơn bạn nghĩ, bao gồm:
- Ít code hơn: RPA không nhất thiết yêu cầu developer phải configure, các tính năng kéo và thả trong user interfaces giúp nhân viên không chuyên về kỹ thuật tham gia dễ dàng hơn.
- Tiết kiệm chi phí nhanh chóng: Vì RPA giảm khối lượng công việc của các nhóm nên nhân viên có thể được phân bổ lại cho các công việc ưu tiên khác yêu cầu input của con người, dẫn đến tăng năng suất và ROI.
- Mức độ hài lòng của khách hàng cao hơn: Vì bot và chatbot có thể hoạt động suốt ngày đêm nên chúng có thể giảm thời gian chờ đợi của khách hàng, dẫn đến tỷ lệ hài lòng của khách hàng cao hơn.
- Cải thiện tinh thần nhân viên: Bằng cách loại bỏ khối lượng lớn công việc lặp đi lặp lại, RPA cho phép mọi người tập trung vào việc ra quyết định chiến lược một cách thông suốt hơn. Sự thay đổi công việc này có tác động tích cực đến hạnh phúc của nhân viên.
- Độ chính xác và tuân thủ tốt hơn: Vì bạn có thể lập trình cho robots RPA tuân theo các quy tắc và quy trình làm việc cụ thể, nên bạn có thể giảm thiểu sai sót của con người, đặc biệt là trong những công việc đòi hỏi độ chính xác và tuân thủ tuyệt đối các tiêu chuẩn quy định. RPA cũng có thể cung cấp quy trình kiểm tra, giúp dễ dàng theo dõi tiến trình và giải quyết vấn đề nhanh hơn.
- Các hệ thống hiện tại vẫn được giữ nguyên: Robotic process automation software không gây ra bất kỳ sự gián đoạn nào cho các hệ thống cơ bản vì các bot hoạt động trên presentation layer của các ứng dụng hiện có. Vì vậy, bạn có thể triển khai bot trong những trường hợp không có application programming interface (API) hoặc tài nguyên để phát triển tích hợp sâu.
RPA use cases
Có một số ngành công nghiệp tận dụng công nghệ RPA để hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh của họ. Việc triển khai RPA có thể được tìm thấy trong các ngành công nghiệp sau:
- Dịch vụ tài chính và ngân hàng: Theo báo cáo của Forrester “Thị trường dịch vụ RPA phát triển và đạt 12 tỷ USD trong năm 2023”, 36% tổng số trường hợp sử dụng là trong lĩnh vực tài chính và kế toán. Hơn 1 trong 3 bot ngày nay hoạt động trong ngành tài chính, điều này không có gì đáng ngạc nhiên khi ngân hàng sớm áp dụng tự động hóa. Ngày nay, nhiều ngân hàng lớn sử dụng giải pháp tự động hóa RPA để tự động hóa các nhiệm vụ như nghiên cứu khách hàng, mở tài khoản, xử lý yêu cầu và chống rửa tiền. Một ngân hàng triển khai hàng nghìn bot để tự động hóa việc nhập dữ liệu khối lượng lớn theo cách thủ công. Các quy trình này đòi hỏi rất nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc mà quá trình tự động hóa sẽ hợp lý hóa.
- Bảo hiểm: Bảo hiểm có đầy đủ các quy trình lặp đi lặp lại rất phù hợp cho automation. Ví dụ: bạn có thể áp dụng RPA cho các hoạt động xử lý khiếu nại, tuân thủ quy định, quản lý chính sách và bảo lãnh phát hành.
- Bán lẻ: Sự trỗi dậy của thương mại điện tử đã biến RPA trở thành một thành phần không thể thiếu của ngành bán lẻ hiện đại, giúp cải thiện hoạt động của văn phòng hỗ trợ và tăng trải nghiệm của khách hàng. Các ứng dụng phổ biến bao gồm quản lý quan hệ khách hàng, quản lý kho và đơn hàng, xử lý phản hồi của khách hàng và phát hiện gian lận.
- Chăm sóc sức khỏe: Độ chính xác và tuân thủ là điều tối quan trọng trong ngành chăm sóc sức khỏe. Một số bệnh viện lớn nhất thế giới sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình bằng robot để tối ưu hóa việc quản lý thông tin, quản lý đơn thuốc, xử lý yêu cầu bảo hiểm và chu trình thanh toán, cùng nhiều quy trình khác.
Nhìn chung, với các lợi ích của RPA, doanh nghiệp của bạn có thể tự động hóa các quy trình và tác vụ để tiết kiệm thời gian và tránh các lỗi thường gặp của con người. Theo dõi Cole và tham gia ngay khóa học về business analyst để có thêm nhiều kiến thức hữu ích về lập trình và khoa học dữ liệu.
>> Xem thêm: Tổng quan về ứng dụng Tableau Mobile
