BPMN (Business Process Model and Notation) là chuẩn ký pháp quốc tế sử dụng các ký hiệu đồ họa chuẩn hóa để vẽ và mô hình hóa quy trình kinh doanh. Nó giúp biến các quy trình phức tạp thành sơ đồ trực quan, dễ hiểu, đóng vai trò ngôn ngữ chung giữa bộ phận nghiệp vụ và kỹ thuật (IT) để phân tích, tối ưu hóa và tự động hóa quy trình. Đây thường là công việc của một IT BA.
Khi mới tập vẽ BPMN thì không tránh khỏi việc vẽ sai, vẽ thiếu. Việc hiểu và phân tích những sai lầm thường gặp này có thể giúp bạn nâng cao chất lượng bản vẽ của mình. Dưới đây là tổng hợp những lỗi thường gặp khi vẽ BPMN mà không phải ai cũng biết.
Những lỗi thường gặp khi vẽ BPMN
Không có Start/End Event
Mọi quy trình đều phải có điểm đầu và điểm kết thúc. Điều này phải được thể hiện trong cả BPMN. Vì thế nên khi vẽ BPMN, 1 pool cần phải có Start/End Event để biết quy trình bắt đầu từ đâu và kết thúc như thế nào. Start/End Event trong một pool BPMN có thể là bất cứ hình thức nào (tin nhắn, email, ký hiệu,…)
Mỗi lane trong pool đều có Start Event
Một pool trong BPMN có thể có nhiều lane đại diện cho các vai trò khác nhau trong cùng tổ chức. Một pool chỉ thể hiện một quy trình nghiệp vụ vì thế nên chúng chỉ có một Start Event.
Có nhiều sequence flow đi ra từ một task
Quy tắc khi vẽ BPMN là chỉ có 1 sequence flow đi ra từ 1 task. Nếu sau task đó, có một điều kiện rẽ nhánh đi ra các trường hợp khác nhau, thì nên sử dụng Gateway.
Không có sequence flow đi vào 1 task
Trong quy trình BPMN dù chỉ có một sequence flow đi ra từ task nhưng luôn luôn phải có ít nhất 1 sequence flow đi vào 1 task.
Sử dụng sequence flow giữa 2 tasks trong 2 pool khác nhau
Flow trong BPMN thì có hai loại là sequence flow và message flow. Người dùng thường sử dụng hai loại này nhầm với nhau. Một điểm lưu ý giúp người dùng sử dụng đúng là
- Sequence flow chỉ dùng để nối các task trong cùng một pool
- Message flow được dùng để nối các task thuộc những pool khác nhau
Thiếu task kiểm tra trước Exclusive Gateway
Exclusive Gateway (XOR Gateway) thể hiện nhánh này hoặc nhánh kia nhưng chỉ được thực hiện một trong hai nhánh. Vì thế nên cần có một task thực hiện việc kiểm tra trước Exclusive Gateway.
Có Parallel Gateway bắt đầu nhưng không có Parallel Gateway kết thúc
Parallel Gateway là ký hiệu chỉ các nhánh phải cùng xảy ra song song với như. Chỉ một nhánh chưa được hoàn thành thì các nhánh khác không thể nhóm lại với nhau, quy trình không thể thực hiện tiếp được. Vì thế khi sử dụng Parallel Gateway để tách các nhánh song song thì cần phải Parallel Gateway để nhóm chúng lại.
Nhầm lẫn giữa Start Event với Intermedia Event
Event dùng để chỉ một sự kiện xảy ra trong quá trình và có yếu tố khách quan. Event không phải là một việc được bắt đầu bởi user. Event sẽ chia làm 3 giai đoạn là start (bắt đầu), intermediate (ngay lập tức) và end (kết thúc).
5 mẹo giúp vẽ BPMN dễ dàng, chính xác hơn
Vẽ chi tiết và không nên bỏ qua bước nào
Đây là một lỗi phổ biến mà ngay cả những người vẽ BPMN giàu kinh nghiệm nhất cũng có thể mắc phải, vì họ nghĩ rằng việc hiểu một sơ đồ đơn giản sẽ dễ dàng hơn so với một sơ đồ phức tạp. Mặc dù điều đó có thể đúng, nhưng việc bỏ qua các chi tiết quan trọng trong BPMN có thể khiến nhà phân tích nhầm lẫn về cách một bước cụ thể diễn ra.
Bởi vì bạn đang vẽ mô hình quy trình nên bạn có thể nhận thức được hoạt động bên trong và logic đằng sau các quy trình. Nhưng hãy nhớ rằng những mô hình này được các nhà phân tích và tư vấn sử dụng để xác định những sai sót trong quy trình và cải thiện chúng. Họ sẽ không thể đưa ra các phân tích và lời khuyên chính xác nếu họ không hiểu hết logic đằng sau các quy trình.
Sử dụng phương pháp tiếp cận tối giản
Điều này có thể được thực hiện bằng cách giữ các tiêu đề phụ trong sơ đồ, tiêu đề này có thể được mở rộng để hiển thị chi tiết khi chúng được nhấp vào. Hoặc nếu bạn in mô hình, bạn có thể giữ một trang trên cùng làm nổi bật tất cả các quy trình quan trọng, với các trang tiếp theo nêu chi tiết tất cả chúng. Điều này sẽ giúp người đọc mới nhanh chóng nắm bắt được quy trình tổng thể, đồng thời bổ sung đầy đủ thông tin để xem qua một trang để có thêm thông tin về một quy trình cụ thể.
Mặc dù bạn thường xuyên sử dụng phần mềm để mô hình hóa các quy trình của mình nhưng bạn vẫn cần phải in ra hoặc gửi tệp đính kèm qua email để hiển thị chúng cho đồng nghiệp hoặc khách hàng của mình. Vì vậy, việc lập mô hình thân thiện với máy in luôn là một ý tưởng hay.
Sử dụng phần mềm BPM phù hợp
Mặc dù mô hình quy trình nghiệp vụ có thể trông giống như một bản vẽ nhưng nó phức tạp hơn thế nhiều, với nhiều thành phần và hình dạng khác nhau được sử dụng để xác định các hành động và quy trình cụ thể. Do đó, bạn nên sử dụng phần mềm BPM thích hợp có hỗ trợ BPMN 2.0 , tiêu chuẩn mô hình hóa quy trình kinh doanh mới nhất đã được nhóm quản lý đối tượng phê duyệt .
Tạo nhãn gợi ý loại hành động
Tạo nhãn gợi ý loại hành động giúp làm cho mô hình dễ hiểu hơn. Một kỹ thuật phổ biến được sử dụng để tạo các nhãn như vậy là phương pháp mục hành động, diễn đạt hành động đang được thực hiện dưới dạng tiền tố cho mục mà nó sẽ được thực hiện. Ví dụ: nếu một hành động thể hiện xác thực câu lệnh, hãy sử dụng nhãn “câu lệnh xác thực” để xác định hành động đó.
Việc hiểu và tránh những lỗi thường gặp khi vẽ BPMN sẽ giúp bản vẽ quy trình BPMN của bạn được tốt hơn khi tham gia khóa học business analyst . Hy vọng bài viết trên sẽ giúp ích trong quá trình học và vẽ BPMN của các bạn.
>> Xem thêm: Sự khác nhau giữa BPMN và Flowchart
>>> Phân tích sự khác biệt giữa UML và BPMN
