User Story, Use Case, Functional Specification (P3)

Functional specification document có thể giúp các nhà phát triển lập kế hoạch và thực hiện từng giai đoạn của chu trình phát triển sản phẩm. Trước khi tạo functional specification document, điều quan trọng là phải hiểu chúng là gì và thông tin gì có trong đó. Hãy cùng Cole tìm hiểu về Functional Specification document trong bài viết dưới đây.

Functional Specification là gì?

Functional specification là một document chính thức mà các software developers sử dụng để lập kế hoạch cho các dự án của họ. Những tài liệu này mô tả các chức năng mà hệ thống đang được phát triển phải thực hiện để đáp ứng các mục tiêu của khách hàng. Document thường mô tả các khả năng dự định của sản phẩm, hình thức và đặc điểm của sản phẩm cũng như cách người dùng sẽ tương tác với sản phẩm.

Về bản chất, functional specification documents đóng vai trò là hướng dẫn hoặc điểm tham chiếu cho các project developers trong từng giai đoạn phát triển. Thông thường, product manager viết tài liệu đặc tả chức năng và khách hàng cũng như developer sử dụng nó để hoàn thành các mục tiêu của dự án.

Ví dụ: nếu khách hàng thuê developers để tạo một ứng dụng điện thoại nhằm thúc đẩy thói quen ngủ ngon, thì team có thể tạo functional specification document trước khi họ bắt đầu làm việc trên sản phẩm. Họ có thể cộng tác với khách hàng để xác định đối tượng và mục tiêu dự định của sản phẩm.

Document cũng có thể xác định giao diện của từng cửa sổ trong ứng dụng, những tùy chọn mà người dùng có khi tương tác với ứng dụng và các bước mà developer dự định thực hiện để lập trình từng thành phần của ứng dụng.

Hiệu quả của việc sử dụng Functional Specification

Functional specification documents có nhiều lợi ích, chẳng hạn như:

Giảm thiểu rủi ro

Tạo một document lập kế hoạch kỹ lưỡng có thể giảm thiểu rủi ro bằng cách đảm bảo kế hoạch phát triển sản phẩm có hiệu quả ngay từ đầu. Bằng cách tạo ra một phác thảo chi tiết về từng khía cạnh của dự án, development team có thể lường trước những thách thức và thiết kế các chiến lược để vượt qua hoặc tránh chúng. Họ cũng có thể đảm bảo rằng kết quả cuối cùng của sản phẩm phù hợp với mục đích đã định bằng cách trình bày chi tiết cách thức hoạt động của từng thành phần để đáp ứng mục tiêu của khách hàng.

Cải thiện communication

Documents này có thể cải thiện khả năng giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm bằng cách cung cấp quyền truy cập vào kế hoạch phát triển sản phẩm cho tất cả các bên liên quan. Nó có thể tăng tính minh bạch để tất cả các thành viên của nhóm sản phẩm biết được kỳ vọng và mục tiêu ở từng giai đoạn của chu kỳ phát triển sản phẩm.

Nó cũng có thể giúp các thành viên trong nhóm hiểu được vai trò cụ thể của họ trong kế hoạch phát triển. Ngoài ra, các planning documents này thường sử dụng ngôn ngữ đơn giản để các bên liên quan phi kỹ thuật có quyền tiếp cận như nhau trong việc hiểu các quy trình kỹ thuật.

Tăng tính hiệu quả

Functional specification document có thể tăng hiệu quả bằng cách xác định vai trò của từng thành viên trong nhóm. Khi các thành viên trong nhóm hiểu được vai trò của mình và những bước cần thực hiện để đạt được kết quả mong đợi, họ có thể cảm thấy tự tin khi làm việc để đạt được mục tiêu của dự án. Planning documents cũng có thể nâng cao hiệu quả bằng cách cung cấp mốc thời gian hoàn thành dự án. Dòng thời gian với thời hạn được thiết lập cho từng thành phần dự án có thể giúp nhóm đạt được tiến bộ trong việc hoàn thành sản phẩm cuối cùng.

Các yếu tố có trong Functional Specification

Nội dung của functional specification document có thể khác nhau tùy theo ngành hoặc dự án, nhưng dưới đây là một số yếu tố mà planning document có thể có:

• Stakeholders: Điều này bao gồm tên và vị trí của mọi thành viên trong nhóm dự án.
• Phê duyệt: Đây là tất cả các tính năng mà client và project manager đã phê duyệt cho sản phẩm.
• Project và scope: Dự án và phạm vi xác định mục tiêu của dự án và các yêu cầu để đạt được mục tiêu.
• Risks và assumptions: Rủi ro bao gồm mọi mối đe dọa tiềm ẩn đối với dự án, bao gồm ngân sách, thời hạn và yêu cầu kỹ thuật.
• Use cases: Use cases xác định một tình huống trong đó người dùng áp dụng sản phẩm để giúp họ giải quyết vấn đề. Trường hợp user có thể hình dung ra một tình huống cụ thể và các bước người dùng có thể thực hiện để áp dụng sản phẩm nhằm phục vụ một chức năng cụ thể.
• Requirements: Đây là những tính năng thiết yếu của sản phẩm.
• Solutions: Phần giải pháp bao gồm mọi chiến lược được tạo ra để giải quyết các vấn đề dự đoán với sản phẩm hoặc quá trình phát triển sản phẩm.
• System configurations: Đây là bản tóm tắt các bước cần thiết để định cấu hình sản phẩm, chẳng hạn như đăng ký tài khoản người dùng.
• Characteristics hoặc appearance: Đây là những đặc điểm phi chức năng của sản phẩm. Nó có thể bao gồm giao diện của user interface, thời gian tìm hiểu sản phẩm và thời gian hoàn thành các tác vụ trong sản phẩm.
• Error reporting: Phần này giải thích cách sản phẩm xử lý các lỗi nhập của người dùng, chẳng hạn như hiển thị thông báo lỗi.
• Ticketing system: Hệ thống tạo yêu cầu – ticketing system đề cập đến cách developers hoặc người dùng gửi thông báo khi họ gặp lỗi hoặc sự cố với sản phẩm. Ví dụ: nếu user gặp phải sự cố khiến ứng dụng bị treo khi họ nhập một lệnh nhất định, họ có thể gửi phiếu báo lỗi cho developers để giải quyết vấn đề.

Theo dõi Cole và tham gia khóa học về business analyst để cập nhật các kiến thức mới nhất về thiết kế phần mềm và khoa học dữ liệu. Để có thêm nhiều kinh nghiệm và kỹ năng đừng bỏ lỡ khóa học data analyst online nhé

>> Xem thêm: User Story, Use Case, Functional Specification (P2)