Lựa chọn Fast-tracking hay Crashing trong project management

Fast-tracking hay Crashing là hai kỹ thuật để đẩy nhanh tiến độ của một dự án đang diễn ra và đảm bảo bạn đạt được mục tiêu khi deadline đang đến gần. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu tổng quan về 2 kỹ thuật này và cách chúng được sử dụng trong project management.

Vai trò của fast-tracking trong project management

Time management là nền tảng của quản lý dự án hiệu quả và fast-tracking là kỹ thuật bạn có thể sử dụng khi gặp khó khăn. Fast-tracking trong project management là một hình thức nén lịch trình trong đó bạn tập trung hoàn thành nhiều nhiệm vụ cùng một lúc.

Trong quản lý dự án, thật hợp lý khi xem các nhiệm vụ như một chuỗi các quân domino, quân cuối cùng sẽ mở đường cho quân tiếp theo. Cách tiếp cận tuần tự này để hoàn thành các nhiệm vụ và dự án rất dễ thiết lập bằng bảng Kanban, đồng thời tự động hóa các phần phụ thuộc của nhiệm vụ, đảm bảo mọi người trong nhóm đều được cập nhật khi đến lượt họ thêm input.

Khi bạn đang gấp gáp, hệ thống tuần tự này có thể khiến bạn mất thời gian quý báu, đó là thời điểm chính xác mà bạn có thể cân nhắc fast-tracking. Khi không còn bất kỳ quân domino nào rơi vào dự án – nghĩa là không còn bất kỳ sự phụ thuộc nào vào nhiệm vụ – bạn có thể fast-track nó.

Kỹ thuật fast-tracking trong project management

Hãy nghĩ về fast-tracking project management như một cuộc chạy nước rút trong khoảng cách ngắn để về đích. Mặc dù cuộc đua tiếp sức giúp bạn thực hiện kỹ lưỡng và đảm bảo mỗi chiếc dùi cui chỉ được chuyển khi nó đã sẵn sàng cho người tiếp theo, nhưng hệ thống này sẽ không còn phục vụ bạn khi hết thời gian và dùi cui không còn cần thiết nữa.

Hãy thử cân nhắc ví dụ dưới đây: Bạn đang thiết kế một trang web và quá trình này có thể được chia thành nhiều phần:

• Graphic design 
• Backend coding
• Website copywriting

Bạn xem xét lại dự án khi đang được tiến hành và nhận ra rằng, với tốc độ tiến độ hiện tại, ngày bạn ấn định cho việc ra mắt trang web sẽ đến trước khi bạn sẵn sàng. Tại thời điểm này, bạn có một quyết định cần thực hiện.

Quá trình backend coding gần như đã hoàn tất nên bạn đã có sẵn cơ sở hạ tầng cơ bản cho trang web. Vì vậy, thiết kế đồ họa và viết quảng cáo cho trang web cần được hoàn thành trong một khoảng thời gian ngắn.

Trong trường hợp này, bạn có thể đánh giá xem liệu cả hai nhiệm vụ có thể được hoàn thành đồng thời hay không. Nếu vậy, bạn có thể quyết định đẩy nhanh dự án và yêu cầu nhóm thiết kế và viết quảng cáo của bạn làm việc cùng nhau để hoàn thành nhiệm vụ của họ cùng lúc, từ đó đạt được deadline đúng hẹn.

Vai trò của crashing trong project management

Project crashing cũng tương tự như fast-tracking, trong đó bạn sẽ chuyển từ cách tiếp cận tuần tự sang cách tiếp cận đồng thời khi hoàn thành nhiệm vụ. Sự khác biệt chính với crashing là bạn đang cố gắng nén tiến độ dự án bằng cách tìm nguồn lực bổ sung. Đạt được các nguồn lực không nhất thiết có nghĩa là ném tiền vào giải quyết vấn đề. Dưới đây là một số cách bạn có thể triển khai crashing trong quản lý dự án và đẩy nhanh tiến độ:

• Tăng ca
• Các chương trình khuyến khích tài chính
• Thành viên nhóm bổ sung

Như đã nêu trong Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), bằng cách dành thêm tiền, thời gian hoặc nhân công cho dự án, bạn có thể gấp rút hoàn thành một số nhiệm vụ cùng lúc và quay lại đúng tiến độ để hoàn thành đúng hạn.

Giả sử bạn sắp trở lại văn phòng sau một thời gian dài vắng mặt và bạn có trách nhiệm đảm bảo mọi thứ đều ổn để hỗ trợ năng suất của nhân viên ngay từ ngày đầu tiên. Mục chính trong to-do-list của bạn là cài đặt mạng Wi-Fi mới để tăng tốc độ Internet và giúp nhân viên văn phòng hoàn thành công việc hàng ngày của họ một cách hiệu quả.

Kỹ thuật crashing trong project management

Bạn đã liên hệ với các nhà thầu – một nhóm gồm hai người – và họ ước tính sẽ mất cả ngày để thiết lập mọi thứ. Vấn đề là bạn muốn đến và kiểm tra hệ thống mới vào buổi tối trước khi mọi người quay lại văn phòng vào ngày hôm sau.

Trong trường hợp này, bạn có thể thực hiện dự án bằng cách thuê thêm hai nhà thầu để có thể giải quyết vấn đề của bạn mà chỉ mất một nửa thời gian. Bằng cách đó, mạng Wi-Fi sẽ sẵn sàng hoạt động trước khi mọi người trong văn phòng đến.

Fast-tracking hay Crashing? Các điểm khác biệt chính

Cả fast-tracking và crashing đều liên quan đến việc chuyển từ hoàn thành nhiệm vụ tuần tự sang đồng thời. Tuy nhiên, phương pháp bạn thực hiện thay đổi này khác nhau tùy theo hai kỹ thuật. Dưới đây là những khác biệt chính giữa fast-tracking và crashing trong quản lý dự án:

• Crashing có thể là biện pháp cuối cùng: Mặc dù fast-tracking hay crashing đều là những kỹ thuật bạn có thể sử dụng để hoàn thành dự án một cách nhanh chóng, nhưng crashing được coi là biện pháp cuối cùng. Khi bạn đã thử fast-tracking project management và vẫn chưa kịp hoàn thành thời hạn, bạn có thể triển khai crashing và bổ sung thêm tài nguyên để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn.
• Fast-tracking có thể gây ra rủi ro lớn hơn: Với fast-tracking, bạn đang dựa vào các thành viên trong nhóm hiện tại để làm việc với tốc độ nhanh hơn nhằm hoàn thành dự án một cách nhanh chóng. Như vậy, bạn có nguy cơ kiệt sức, không giống như crashing khi bạn có thể phân bổ nhiều nguồn lực hơn hoặc tìm thêm thành viên trong nhóm.
• Chi phí là một yếu tố gây ra crashing: Nếu bạn quyết định crashing là cách tốt nhất để hoàn thành dự án của mình thì chi phí sẽ là yếu tố then chốt. Ý tưởng là phải chịu chi phí gia tăng ít nhất để bạn không vượt quá ngân sách dự án của mình một cách đáng kể. Với fast-tracking, chi phí không nhất thiết phải được tính đến.

Phân biệt Fast-tracking và Crashing

4 bước trong Fast-tracking và Crashing project

Nếu bạn muốn triển khai một trong hai kỹ thuật nén lịch trình này trong dự án của mình thì bạn có thể làm theo một framework. Có nhiều giai đoạn khác nhau cần xem xét, từ xác định lộ trình quan trọng đến điều chỉnh project schedule của bạn và đánh giá mọi thứ diễn ra như thế nào.

Hãy đọc tiếp để khám phá bốn bước chính bạn cần thực hiện để đẩy nhanh tiến độ dự án và hoàn thành đúng thời hạn với fast-tracking và crashing.

Bước 1: Xác định critical path

Trong bất kỳ dự án cụ thể nào, sẽ có một lộ trình quan trọng xác định những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao và cách chúng được kết nối. Bất kỳ nhiệm vụ nào nằm trong critical path của bạn đều là nhiệm vụ sẽ có tác động trực tiếp đến khả năng hoàn thành dự án đúng thời hạn của bạn. Do đó, việc xác định critical path cho dự án của bạn là điều cần thiết để đảm bảo timeframe không vượt quá tầm kiểm soát của bạn.

Việc phác thảo critical path cho một dự án cũng sẽ cho biết cách thực hiện kỹ thuật nén lịch trình dự án vì nó làm sáng tỏ những nhiệm vụ nhạy cảm với thời gian quan trọng nhất. Để xác định critical path, đây là những gì bạn sẽ phải làm trong giai đoạn lập kế hoạch dự án:

1. Làm nổi bật các sản phẩm chính liên quan đến dự án.
2. Vạch ra các task phụ thuộc của nhiệm vụ để bạn có thể biết nhiệm vụ nào phải hoàn thành trước khi cải tiến.
3. Trực quan hóa critical path trong biểu đồ Gantt để bạn có thể dễ dàng tham khảo nó khi cập nhật tiến bộ và đánh giá các cơ hội cho fast-tracking hay crashing.

Xác định critical path

Bạn cũng nên tìm hiểu những nguồn lực bổ sung nào có thể được cung cấp cho dự án, vì vậy nếu bạn cần phải lao về đích thì bạn biết mình có đủ phương tiện để làm điều đó.

Bước 2: Điều chỉnh tiến độ dự án

Khi bạn đã trải qua quá trình vạch ra critical path và hình dung nó, bạn có thể bắt đầu tính toán timeline của mình. Bước đầu tiên trong việc thiết lập project schedule của bạn là đưa ra ước tính về thời gian hoàn thành mọi nhiệm vụ trong critical path. Từ đây, bạn có ý tưởng rõ ràng về việc dự án sẽ mất bao lâu từ đầu đến cuối.

Khi bạn đã trình bày tất cả tasks của mình một cách trực quan trong biểu đồ Gantt, mọi điều chỉnh bạn cần thực hiện nhanh chóng sẽ trở nên đơn giản. Ngoài ra, trong trường hợp bạn cần fast-tracking hay crashing, bạn chỉ cần kéo và thả các nhiệm vụ để chúng có cùng timeframe.

Điều chỉnh tiến độ của dự án

Bước 3: Theo dõi và đánh giá

Khi bạn đã nhấn nút và quyết định tiếp tục theo fast-tracking or crashing, bạn có thể sử dụng biểu đồ Gantt để theo dõi và đánh giá tiến độ. Ngay cả với những kỹ thuật nén lịch trình này, không có gì đảm bảo bạn sẽ hoàn thành dự án đúng thời hạn. Bạn có thể cần quản lý nhóm của mình chặt chẽ hơn để đảm bảo giải quyết mọi vấn đề còn lỏng lẻo và thực hiện thành công fast-tracked project.

Nếu bạn yêu cầu team của mình fast-track dự án hiện tại và sau đó thực hiện một cách tiếp cận không cần thiết, bạn có nguy cơ tạo ra kết quả cuối cùng chất lượng kém. Đừng để sự hạn chế của timeframe cho phép các tiêu chuẩn thấp hơn len lỏi vào. Nếu bạn quyết định hủy bỏ dự án, bạn cũng sẽ muốn đánh giá chi phí gia tăng và đảm bảo rằng bạn không sử dụng quá nhiều tài nguyên.

Theo dõi và đánh giá trong dự án

Bước 4: Nhìn nhận lại về những gì đã diễn ra tốt đẹp và những gì chưa tốt

Khi dự án đã hoàn thành, đã đến lúc kiểm tra và xem xét mọi thứ diễn ra như thế nào. Việc fast-tracking hay crashing một dự án là một nghệ thuật vì đó có thể là một hành động cân bằng giữa thời gian, tiền bạc và chất lượng công việc liên quan. Ngoài ra, nó còn khiến các thành viên trong team kiệt sức và nhiều yếu tố khác có thể góp phần. 

Vì vậy, hãy đảm bảo dành thời gian sau khi fast-tracking một dự án để đảm bảo cách tiếp cận của bạn bền vững và sẽ có hiệu quả trong lần tiếp theo. Cụ thể, hãy lưu ý xem bạn đã cam kết bổ sung bao nhiêu nguồn lực cho dự án, liệu năng suất của thành viên trong nhóm có bị ảnh hưởng ngay sau khi hoàn thành hay không và liệu chất lượng công việc được tạo ra có đáp ứng các tiêu chuẩn mong đợi hay không.

Quá trình reflect trong project management 

Fast-tracking hay Crashing là hai kỹ thuật quan trọng giúp rút ngắn tiến độ dự án của bạn và về đích đúng thời gian với lịch trình ban đầu trong suốt quá trình project management. Theo dõi Cole và tham khảo khóa đào tạo ba để có thêm nhiều kiến thức hay ho về lập trình và khoa học dữ liệu. 

>> Xem thêm: Lựa chọn Lean hay Agile? Tổng quan về Lean và Agile