Nghiên cứu khả thi – Feasibility Study trong project management

Nghiên cứu khả thi – Feasibility Study là điều bắt buộc cần có trước khi bắt đầu một dự án phức tạp, quy mô lớn và có tác động đáng kể đến công ty của bạn. Nếu bạn đang sẵn sàng để thực hiện những thay đổi lớn cho doanh nghiệp của mình, Cole sẽ giúp bạn tìm hiểu một nghiên cứu khả thi về quản lý dự án trong bài viết dưới đây.

Nghiên cứu khả thi – Feasibility Study là gì?

Nghiên cứu khả thi – Feasibility Study là đánh giá toàn diện về một dự án được đề xuất nhằm xem xét tất cả các yếu tố quan trọng đối với sự thành công và nhận định về khả năng thực hiện của nó. Thành công của doanh nghiệp có thể được xác định chủ yếu dựa trên ROI, tức là tổng lợi nhuận mà dự án sẽ tạo ra.

Nghiên cứu khả thi đánh giá tính thực tiễn của dự án hoặc hệ thống. Là một phần của Feasibility Study, việc phân tích khách quan và hợp lý về một hoạt động kinh doanh hoặc liên doanh tiềm năng được tiến hành để xác định điểm mạnh và điểm yếu, các cơ hội và mối đe dọa tiềm ẩn, các nguồn lực cần thiết để thực hiện và triển vọng thành công cuối cùng. Hai tiêu chí cần được xem xét khi đánh giá tính khả thi: chi phí cần thiết và giá trị mong đợi.

Project management – Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, tổ chức và quản lý các nguồn lực để mang lại sự hoàn thành thành công các mục tiêu và mục đích cụ thể của dự án. Nghiên cứu khả thi – Feasibility Study là việc thăm dò sơ bộ về một dự án hoặc cam kết được đề xuất để xác định giá trị và khả năng tồn tại của nó.

Nghiên cứu khả thi nhằm mục đích đưa ra đánh giá độc lập nhằm xem xét tất cả các khía cạnh của dự án được đề xuất, bao gồm các cân nhắc về kỹ thuật, kinh tế, tài chính, pháp lý và môi trường. Thông tin này sau đó sẽ giúp những người ra quyết định xác định có nên tiếp tục dự án hay không.

Kết quả nghiên cứu khả thi cũng có thể được sử dụng để lập kế hoạch và ngân sách dự án thực tế. Nếu không có nghiên cứu khả thi thì không thể dễ dàng biết được liệu dự án đề xuất có đáng theo đuổi hay không.

Phân loại Feasibility Study

Phân tích tính khả thi đánh giá khả năng thành công của dự án. Do đó, nhận thức về tính khách quan của dự án là yếu tố thiết yếu tạo nên độ tin cậy của nghiên cứu đối với các nhà đầu tư và tổ chức cho vay tiềm năng. Có năm loại nghiên cứu khả thi chia thành các lĩnh vực riêng biệt  được kiểm tra lần lượt là:

Tính khả thi về mặt kỹ thuật – Technical Feasibility

Loại đánh giá này tập trung vào các nguồn lực kỹ thuật có sẵn cho tổ chức. Nó giúp các tổ chức xác định liệu các nguồn lực kỹ thuật có đáp ứng năng lực hay không và liệu đội ngũ kỹ thuật có khả năng chuyển đổi ý tưởng thành hệ thống làm việc hay không.

Tính khả thi về mặt kỹ thuật cũng liên quan đến việc đánh giá phần cứng, phần mềm và các yêu cầu kỹ thuật khác của hệ thống được đề xuất. Lấy một ví dụ cường điệu hóa như là một tổ chức sẽ không muốn thử đưa các phương tiện vận chuyển của Star Trek vào tòa nhà của họ. Có thể thấy dự án này không khả thi về mặt kỹ thuật.

Tính khả thi về mặt kinh tế – Economic Feasibility

Đánh giá này thường bao gồm phân tích chi phí/lợi ích của dự án, giúp các tổ chức xác định khả năng tồn tại, chi phí và lợi ích liên quan đến dự án trước khi phân bổ nguồn tài chính. Nó cũng phục vụ như một đánh giá dự án độc lập và nâng cao độ tin cậy của dự án, giúp người đứng đầu xác định lợi ích kinh tế tích cực cho tổ chức mà dự án đề xuất sẽ mang lại.

Tính khả thi về mặt pháp lý – Legal Feasibility

Đánh giá này điều tra xem liệu bất kỳ khía cạnh nào của dự án được đề xuất có xung đột với các yêu cầu pháp lý như luật phân vùng, hành vi bảo vệ dữ liệu hoặc luật truyền thông xã hội hay không. 

Giả sử một tổ chức muốn xây dựng một tòa nhà văn phòng mới ở một địa điểm cụ thể. Nghiên cứu khả thi có thể chỉ ra rằng vị trí mà doanh nghiệp định xây dựng không được quy hoạch cho loại hình kinh doanh đó. Doanh nghiệp đó vừa tiết kiệm được thời gian và công sức đáng kể khi biết rằng dự án này đã không khả thi ngay từ đầu.

Tính khả thi trong hoạt động điều hành – Operational Feasibility

Đánh giá này bao gồm việc thực hiện một nghiên cứu để phân tích và xác định liệu nhu cầu của tổ chức có thể được đáp ứng bằng cách hoàn thành dự án hay không. Các nghiên cứu khả thi về vận hành cũng kiểm tra xem project plan đáp ứng các yêu cầu được xác định trong giai đoạn phân tích yêu cầu của system development như thế nào.

Tính khả thi trong hoạt động lập kế hoạch – Scheduling Feasibility

Đánh giá này là quan trọng nhất cho sự thành công của dự án. Suy cho cùng, một dự án sẽ thất bại nếu không hoàn thành đúng thời hạn. Để lập kế hoạch khả thi, tổ chức cần ước tính dự án sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành.

Khi tất cả các lĩnh vực này đã được kiểm tra, phân tích tính khả thi sẽ giúp xác định bất kỳ hạn chế nào mà dự án đề xuất có thể gặp phải, bao gồm:

• Các ràng buộc nội bộ của dự án: Kỹ thuật, Công nghệ, Ngân sách, Nguồn lực,…
• Những hạn chế nội bộ của doanh nghiệp: Tài chính, MKT, Xuất khẩu,…
• Các ràng buộc bên ngoài: Logistics, Môi trường, Luật pháp,…

Tầm quan trọng của việc sử dụng Feasibility Study

Tầm quan trọng của feasibility study dựa trên mong muốn của tổ chức là “làm đúng” trước khi cam kết nguồn lực, thời gian hoặc ngân sách. Nghiên cứu khả thi có thể khám phá những ý tưởng mới có thể thay đổi hoàn toàn phạm vi của dự án.

Tốt nhất bạn nên đưa ra những quyết định này trước thay vì bắt đầu và nhận ra rằng dự án sẽ không thành công. Tiến hành nghiên cứu khả thi luôn có lợi cho dự án vì nó mang lại cho bạn và các bên liên quan khác một bức tranh rõ ràng về dự án được đề xuất. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc thực hiện nghiên cứu khả thi:

• Cải thiện sự tập trung của project team
• Xác định các cơ hội mới
• Cung cấp thông tin có giá trị cho quyết định “thực hiện/không thực hiện”
• Thu hẹp các lựa chọn kinh doanh thay thế
• Xác định lý do hợp lý để thực hiện dự án
• Nâng cao tỷ lệ thành công bằng cách đánh giá nhiều tham số
• Hỗ trợ việc ra quyết định về dự án
• Xác định lý do không tiếp tục

Các nội dung cần có trong báo cáo Nghiên cứu khả thi

Khi bắt đầu kinh doanh, một trong những bước quan trọng nhất là tiến hành nghiên cứu tính khả thi. Nghiên cứu này sẽ giúp xác định xem ý tưởng kinh doanh của bạn có khả thi và có tiềm năng thành công hay không.

Một số yếu tố cần được xem xét khi tiến hành nghiên cứu khả thi, bao gồm khả năng tiếp thị của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, sự cạnh tranh, sự ổn định tài chính của công ty bạn,… Nghiên cứu khả thi phải bao gồm số liệu về công nghệ, nguồn lực cần thiết và ROI.

Kết quả nghiên cứu khả thi của bạn được tóm tắt trong báo cáo khả thi, thường bao gồm các phần sau:

• Tóm tắt hoạt động điều hành
• Thông số kỹ thuật của mặt hàng hoặc dịch vụ
• Những cân nhắc cho tương lai của công nghệ
• Thị trường hàng hóa và dịch vụ
• Kế hoạch tiếp thị
• Tổ chức nhân sự
• Schedule
• Các dự báo tài chính
• Khuyến nghị dựa trên nghiên cứu

Các công cụ thực hiện Nghiên cứu khả thi

Để thực hiện nghiên cứu khả thi, bạn cần có những công cụ và các template thực hành phù hợp với dự án:

Best Practices được đề xuất

Mặc dù mỗi dự án đều có mục tiêu và nhu cầu riêng nhưng sau đây là những cách thực hành tốt nhất được đề xuất để tiến hành nghiên cứu khả thi:

• Thực hiện phân tích sơ bộ: bao gồm việc nhận phản hồi từ các stakeholders về dự án mới. Ngoài ra, hãy tìm kiếm các kịch bản kinh doanh khác.
• Để đảm bảo dữ liệu chắc chắn, hãy xác định và đặt câu hỏi về dữ liệu đó trong giai đoạn đầu.
• Thực hiện khảo sát thị trường để xác định nhu cầu thị trường và cơ hội cho hoạt động kinh doanh mới.
• Tạo một kế hoạch tổ chức hoạt động hoặc kinh doanh: bao gồm việc xác định cần bao nhiêu lao động, chi phí và thời gian.
• Lập báo cáo thu nhập dự kiến ​​bao gồm doanh thu, chi phí hoạt động và lợi nhuận.
• Tạo bảng cân đối vào opening day.
• Bạn cần xác định và giải quyết mọi lỗ hổng hoặc trở ngại.

Một số thành phần khác được đề xuất

Dưới đây là một số thành phần được đề xuất để tiến hành nghiên cứu khả thi:

• Executive Summary: Viết một bài tường thuật mô tả dự án, sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Technological considerations: Hãy tự hỏi mình sẽ phải làm gì. Bạn có đủ khả năng chi trả không? Chi phí cụ thể?
• Current marketplace: Tìm hiểu thị trường cho sản phẩm, dịch vụ hoặc kế hoạch của bạn tại local và global market.
• Marketing strategy: Xác định trong phần mô tả chi tiết.
• Required staff: Dự án này cần những nguồn nhân lực nào.
• Timeline và schedule: Sử dụng các điểm đánh dấu tạm thời quan trọng để cho biết khi nào dự án sẽ hoàn thành.
• Project financials: là những cách khác nhau mà các nhà quản lý có thể hạch toán về số tiền chi tiêu và kiếm được từ các dự án. Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý tài chính là tạo và theo dõi project financials một cách chính xác.

Ví dụ thực tế về Feasibility Study

Một trường đại học địa phương lo ngại về tình trạng của tòa nhà khoa học được xây dựng vào những năm 1970. Các quan chức của trường đã tìm cách xác định chi phí và lợi ích của việc mở rộng và nâng cấp tòa nhà dựa trên những tiến bộ khoa học và công nghệ trong 20 năm qua. Do đó, một nghiên cứu khả thi đã được tiến hành.

Các quan chức của trường đã xem xét một số lựa chọn và cân nhắc chi phí cũng như lợi ích của việc nâng cấp và mở rộng tòa nhà khoa học. Đồng thời, họ cũng bày tỏ lo ngại về chi phí của dự án và phản ứng của công chúng. Tòa nhà khoa học mới được đề xuất sẽ lớn hơn tòa nhà hiện tại. Hội đồng đã từ chối các đề xuất tương tự trong quá khứ. Nghiên cứu khả thi sẽ giải quyết những mối quan ngại này khi phân tích mọi vấn đề pháp lý hoặc quy hoạch có thể xảy ra.

Nghiên cứu khả thi đã xem xét các yêu cầu công nghệ của khái niệm được đề xuất (tòa nhà khoa học mới), lợi ích tiềm năng cho sinh viên và khả năng tồn tại lâu dài của nó. Hiện đại hóa cơ sở khoa học sẽ tăng tiềm năng nghiên cứu khoa học và cải thiện các modules của nó, đồng thời thu hút nhiều sinh viên mới.

Các dự báo tài chính cung cấp thông tin về phạm vi và chi phí của dự án này cũng như thông tin về việc huy động vốn. Điều này bao gồm việc phát hành trái phiếu của nhà đầu tư và khai thác nguồn tài trợ của nó. Các dự báo cũng giúp xác định cách chương trình khoa học mới thu hút nhiều sinh viên mới đăng ký vào các chương trình được cung cấp, tăng doanh thu học phí và lệ phí.

Nghiên cứu khả thi đã chứng minh rằng ý tưởng đề xuất là khả thi, cho phép mở rộng và hiện đại hóa tòa nhà khoa học. Nghiên cứu khả thi sẽ không để các nhà quản lý trường học biết liệu kế hoạch mở rộng có khả thi hay không nếu không có nghiên cứu bài bản này.

Sự phát triển của project management training đã thay đổi đáng kể trong vài năm qua và những thay đổi này dự kiến ​​sẽ tiếp tục và mở rộng. Kèm theo đó, nhu cầu ghiên cứu khả thi – Feasibility Study sẽ tiếp tục được nhìn nhận một cách nghiêm túc hơn và gia tăng tần suất thực hiện. Theo dõi Cole và tham gia các khóa học ba online chất lượng để cập nhật những tin tức và kiến mới nhất về khoa học và công nghệ.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm khóa đào tạo data analyst để trau dồi thêm nhiều kỹ năng mới nhất trong lĩnh vực bạn chọn.

>> Xem thêm: Tableau Public là gì? Lợi ích khi sử dụng Tableau Public