Cách để tạo ra một Agile Product Teams hiệu quả

Agile Product Teams rất cần thiết cho mọi mô hình kinh doanh Saas (Software as a service). Trong suốt quá trình hoạt động, product teams thường phải đối mặt với những tình huống mà họ phải hành động trong một khoảng thời gian rất ngắn. Những tình huống đó đòi hỏi giờ làm việc linh hoạt, những người có kinh nghiệm ứng phó tình huống một cách nhanh nhẹn. Tham khảo cùng Cole về vai trò và những lợi ích quan trọng mà một Agile Product Teams hiệu quả trong bài viết dưới đây.

Agile Product Teams là gì?

Agile Product Team có thể được định nghĩa là một nhóm làm việc tại cùng một địa điểm cho một Agile project duy nhất trong suốt vòng đời của dự án. Mỗi thành viên trong Agile Product Team điển hình đều phải có chức năng chéo – nghĩa là nếu có nhu cầu về các nhiệm vụ khác, họ vẫn sẽ có thể xử lý được nhiệm vụ đó.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là Agile teams được tạo thành từ một số ít người. Ngược lại, một Agile teams phải đảm bảo có đủ mọi vai trò cần thiết trong quá trình phát triển sản phẩm.

Agile Team làm việc như thế nào?

Nói chung, quy trình làm việc của bất kỳ Agile team nào đều có ba bước cốt lõi. Các bước này bao gồm: 

• Daily Standups: Đây là những cuộc họp hàng ngày mà các thành viên trong nhóm và managers thảo luận về những gì đã hoàn thành ngày hôm qua, mục tiêu của ngày hôm nay là gì và giải quyết mọi thắc mắc đặt ra.
• Sprints: Đây là những khoảng thời gian ngắn trong suốt vòng đời của dự án khi mà sản phẩm được thiết kế, phát triển, xem xét và phát hành.
• Regular Feedbacks: Đây là xương sống của một dự án Agile. Chúng rất quan trọng để duy trì chất lượng cố định cho output, thường được thực hiện sau khi dự án kết thúc và trước khi sản phẩm được tung ra thị trường. 

Để các bước này diễn ra, một Agile team phải được phối hợp. Ngoài ra, các thành viên phải luôn biết họ cần làm gì, nhưng họ cũng  phải nhớ rằng bản chất của Agile Product Management là sự linh hoạt. Điều này đòi hỏi sự chủ động và luôn cố gắng vượt qua cả kỳ vọng ban đầu.

Một Agile Product Teams có cấu trúc rõ ràng sẽ mang lại hiệu quả như thế nào?

Mặc dù ban đầu có vẻ như Agile chỉ là một phương thức phát triển sản phẩm, nhưng nó có những lợi ích độc đáo không thể tìm thấy ở bất kỳ cách thức nào khác của product development process. Một số lợi ích cốt lõi phải kể đến như:

Chất lượng sản phẩm

Việc liên tục xem xét và đưa ra phản hồi là một số yếu tố chính của Agile teams nên cuối cùng bạn sẽ có được những sản phẩm có chất lượng tốt nhất. Ngoài ra, khách hàng còn tham gia vào quá trình project management nên kiến ​​thức của họ giúp sản phẩm cuối có chất lượng cao hơn.

Sự hài lòng từ khách hàng

Theo truyền thống, khi một dự án sắp được thực hiện, bạn nghĩ rằng khách hàng chỉ tham gia vào giai đoạn lập kế hoạch của dự án. Sau đó, nó vẫn là một bí ẩn đối với khách hàng cho đến khi kết thúc dự án. Tuy nhiên, trong Agile, khách hàng được tham gia nhiều hơn vào quá trình phát triển dự án so với các cách thông thường.

Với điều kiện là bạn có một cơ cấu project team vững chắc, bạn có thể đặt một vị trí rõ ràng để khách hàng xem, tư vấn và sửa đổi dự án một cách thường xuyên. Điều này sẽ mang lại sự hài lòng lớn hơn hẳn từ phía khách hàng.

Gia tăng lợi tức đầu tư

Bản chất của Agile thể hiện rằng bạn nên đưa ra sản phẩm cuối cùng nhanh hơn và nếu bạn phải cập nhật sản phẩm thì bản cập nhật đó cũng phải đến nhanh nhất có thể. Bằng cách này, bạn sẽ các sức cạnh tranh hơn hẳn đối thủ cũng như phục vụ sản phẩm chất lượng cao mới nhất nhanh hơn. Điều này chỉ có thể đạt được bởi một team hoạt động hiệu quả tuần tự như kim đồng hồ.

Tăng chất lượng kiểm soát process

Mục đích của việc lập kế hoạch hàng ngày là để xem xét dự án một cách thường xuyên. Bạn đã hoàn thành được bao xa và team của bạn làm tốt như thế nào có thể sẽ được thảo luận trong các cuộc họp hàng ngày. Bằng cách này, bạn và khách hàng của bạn sẽ có thể kiểm soát dự án một cách dễ dàng. Bạn sẽ không có cảm giác như mình bị bỏ rơi hay xao nhãng và mọi điều kỳ diệu sẽ xảy ra.

Cách xây dựng Agile Product Teams: sub-teams và vai trò cụ thể

Như đã nói từ trước, Agile là một trong những phương pháp được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp và lĩnh vực khác  nhau. Do đó, bạn có thể thấy rõ rằng mỗi sub-team đều có một số vai trò chung. Những vai trò này có thể được liệt kê dựa trên quy mô của công ty bạn. Tuy nhiên, bất kể quy mô công ty của bạn như thế nào, bạn sẽ thấy các vai trò sau.

Đầu tiên và quan trọng nhất chính là team lead hay còn được gọi là Scrum master nếu bạn đang sử dụng phương pháp Scrum. Mục đích chính của người lãnh đạo team là tạo điều kiện thuận lợi cho nhóm. Team lead phải tìm ra các nguồn lực cần thiết cho nhóm, bảo vệ nhóm khỏi quy tắc nơi công sở và giúp nhóm hoàn thành xuất sắc công việc.

Các thành viên team cũng cần tuân theo các nguyên tắc của Agile methodology và các quy trình cũng như thực tiễn mà nhóm đã thống nhất ngay từ đầu. Vai trò này có thể không cần nhiều kiến ​​thức kỹ thuật; chỉ những điều cơ bản là đủ.

Vai trò thứ 2 được nhắc đến là thành viên trong nhóm. Đó là một vai trò khá đơn giản. Về cơ bản, những người này là những người thực hiện dự án. Họ là chuyên gia thực hiện công việc chuyên môn của mình.

Một vai trò khác là product owner. Những người này đại diện cho các bên liên quan hoặc khách hàng trong Agile team. Mục tiêu chính của họ là cung cấp thông tin và tình hình kịp thời.

Tester là vai trò được tùy chọn, nhưng có nhiều Agile team có vai trò này. Họ kiểm tra final product và đưa ra những insights về sản phẩm từ quan điểm của một user bình thường. 

Để có thể tạo ra một team structure vững chắc, bạn phải tập hợp các vai trò này lại với nhau. Ngoài ra, họ phải là những người có chuyên môn cao. Nếu bạn không nhận thức được cai trò hoặc teammate không có kiến ​​thức chuyên môn, dự án và team của bạn gần như chắc chắn sẽ thất bại.

05 cấu trúc Agile Product Teams khác nhau

Với tất cả các vai trò, bạn có thể tạo các kết hợp khác nhau. Có 5 loại cấu trúc nhóm trong Agile methodology. Bạn phải chọn một trong số chúng theo nhu cầu và mục tiêu của bạn.

Generalist Team

The generalist team structure – Cơ cấu nhóm tổng quát bao gồm một số người có hiểu biết chung về các khái niệm được thảo luận trong ngành của bạn. Thông thường, họ không có được kiến ​​thức sâu rộng về các chi tiết kỹ thuật – nói cách khác, họ biết tất cả các trades nhưng không thành thạo bất cứ trades nào. Do tính linh hoạt của họ, những người này có thể được chuyển đổi dễ dàng.

Thông thường, generalist structure được sử dụng bởi các công ty nhỏ hoặc bộ phận bán hàng. Vì các chuyên gia trong nhóm này có hiểu biết chung về các chủ đề nên họ có thể thực hiện việc bán hàng khá tốt.

Specialist Team

Chỉ cần đọc tên, bạn có thể hiểu rằng đây là điều trái ngược với generalist team structure. Specialist team này bao gồm các chuyên gia tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể. Vai trò của họ được xác định trước và họ có thể giải quyết các vấn đề phức tạp trong quá trình quản lý sản phẩm. Những người này mang lại các giá trị đáng giá nhất và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm.

Cấu trúc nhóm này thường được sử dụng khi bạn có một nhóm lớn với mọi chuyên gia cho mọi lĩnh vực có thể tưởng tượng được. Vì vậy, bạn sẽ không phải lo lắng về việc công việc có được thực hiện hay không.

Hybrid Team

Bạn có thể hiểu rằng cấu trúc team này bao gồm cả generalists và specialists. Có những specialists thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt được giao cho họ và có những generalists thực hiện các quá trình giao tiếp giữa các chuyên gia và gắn kết các công việc lại với nhau. Tính linh hoạt và tính thực tế mà cấu trúc này mang lại chính là biểu hiện của Agile.

Agile team này có thể hưởng lợi từ kiến ​​thức của cả generalists và specialists cùng một lúc. Điều này sẽ dẫn đến tinh thần đồng đội được cải thiện, cảm giác sở hữu tuyệt vời và chất lượng sản phẩm tăng cao.

Parallel Team

Trong cơ cấu parallel team, bạn sẽ có những người có nhiều kinh nghiệm trong một nhóm có nhiệm vụ thay đổi liên tục.Ví dụ đơn giản, giả sử có một nhóm người đang thực hiện quy trình thiết kế sản phẩm; trong lần sprint tiếp theo, họ sẽ là người thử nghiệm sản phẩm. 

Nếu bạn đào tạo đặc biệt cho những người trong nhóm của mình hoặc nhóm của bạn gồm có các chuyên gia cấp cao, những người không ngại chuyển đổi nhiệm vụ thường xuyên, bạn có thể khởi tạo kiểu cấu trúc này. Nếu không, sẽ rất khó thực hiện được cấu trúc này.

Sub-team

Loại team structure cuối cùng là sub-team. Nếu bạn có một dự án lớn, chắc chắn bạn sẽ được hưởng lợi từ sub-team. Các sub-team này được tập hợp lại để chia các dự án thành các phần nhỏ hơn. Bằng cách này, bạn có thể nâng cao khả năng hiển thị và trách nhiệm giải trình của các nhiệm vụ được thực hiện trong dự án.

Vậy là bạn đã biết chi tiết kỹ thuật và mục tiêu của việc có một Agile Product Teams. Những thông tin được Cole liệt kê ở trên chứng minh rằng Agile là một trong những cách quản lý sản phẩm có lợi nhất. Theo dõi Cole và tham gia khóa học về business analyst để có thêm nhiều kiến thức và thông tin hữu ích về lập trình và  khoa học dữ liệu.
>> Xem thêm: Lựa chọn Fast-tracking hay Crashing trong project management