Process flowcharts là gì? Hướng dẫn chi tiết về Process flowcharts

Process flowcharts giúp minh họa mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và những người chịu trách nhiệm thực hiện chúng. Hãy cùng Cole tìm hiểu về Process flowcharts, cách chúng được xây dựng và hoạt động trong bài viết dưới đây.

Process Flowchart là gì?

Process flowcharts là sơ đồ thể hiện các bước tuần tự của một quy trình và các quyết định cần thiết để quy trình đó hoạt động. Trong chart hay các hình thức biểu diễn trực quan, mỗi bước được biểu thị bằng một hình dạng. Những hình dạng này được kết nối bằng các đường thẳng và mũi tên để thể hiện sự chuyển động và hướng của quá trình.

Process flowcharts được tiêu chuẩn hóa sao cho bất kỳ ai hiểu biết về flowcharts đều có thể nhìn vào và biết điều gì đang xảy ra. Chúng tuân theo luồng thông tin hợp lý để các business stakeholders có hướng dẫn về cách thực hiện đúng quy trình.

Một trong những điều tuyệt vời nhất về process flowcharts là chúng cách chúng dễ dàng được tạo ra! Bạn có thể vẽ flowcharts bằng tay hoặc tận dụng các công cụ phần mềm mạnh mẽ, dễ sử dụng để phát triển process flowcharts của mình.

Tại sao lại cần sử dụng Process flowcharts?

Process flowcharts là những cách minh họa cơ bản có thể giải thích các bước cần thực hiện để giúp doanh nghiệp thành công. Dưới đây là một số lý do bạn cần sử dụng process flowcharts:

• Cải tiến phương pháp – Sau khi hiểu rõ về quy trình và cách thức hoạt động của nó, bạn sẽ tự động hiểu biết về cách cải thiện các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp. Ví dụ: bạn sẽ dễ dàng tạo hoặc xóa hoặc chỉnh sửa một số bước của phương pháp hơn trước đây. Bạn sẽ có thể thiết kế lại hoàn toàn hoặc thậm chí thay đổi toàn bộ quy trình về cách thức hoạt động của nó.
• Tiêu chuẩn hóa quy trình – Nếu bạn chưa giải thích quy trình cho nhân viên của mình, họ sẽ tự động nghĩ ra nhiều phương pháp khác nhau để hoàn thành công việc. Nó dẫn đến tình trạng hỗn loạn ở nơi làm việc; do đó, một sơ đồ quy trình là rất cần thiết. Nhờ đó, bạn có thể giải thích toàn bộ quá trình cho mọi người và họ có thể tiến tới cấp độ giống nhau. Điều này thúc đẩy thực hiện công việc một cách thống nhất và có kỷ luật.
• Hoàn thiện quy trình vận hành – Process flowcharts chỉ là một sơ đồ đơn giản, mặt khác, SOP là tài liệu hoàn chỉnh về chức năng của quy trình và cách thực hiện quy trình đó. Họ cũng cung cấp thông tin chi tiết về các phương pháp cũng như công cụ và công nghệ được sử dụng. Để có được cái nhìn tổng quan chi tiết, người ta phải làm theo tất cả các bước cần thiết và bạn có thể nhanh chóng đạt được hiệu quả tốt nhất từ ​​hoạt động kinh doanh của mình.

Các loại Process flowcharts bạn cần biết

Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn và nhu cầu của doanh nghiệp, bạn có thể chọn từ nhiều kiểu và process flow charts khác nhau. Bao gồm:

• System Flowcharts: Để hiển thị luồng dữ liệu qua hệ thống, như mục nhập dữ liệu, chương trình, communication networks và bộ xử lý. Chúng giúp xác định những thiết bị nào nên được sử dụng.
• Program Flowcharts: Chúng cho thấy những kiểm soát nội bộ nào tồn tại trong một chương trình trong hệ thống và có thể được chia thành các danh mục phù hợp với nhu cầu kinh doanh, chẳng hạn như: logic flowchart, product flowchart, decision flowchart,…
• Data Flowcharts: Những sơ đồ này ghi lại các điều khiển chi phối luồng dữ liệu và cách dữ liệu được truyền qua chính hệ thống.
• Document Flowcharts: loại process flowchart này được đọc từ trái sang phải và hiển thị cách tài liệu di chuyển qua các bộ phận kinh doanh khác nhau.

Học về Process flowcharts qua ví dụ cụ thể

Bạn có thể hiểu rõ ràng hơn về process flowcharts thông qua một số ví dụ thực tế dưới đây:

Employee onboarding

Đây là một ví dụ về một process flowcharts quan trọng. Công ty nào cũng cần tuyển dụng nhân viên mới. Khi giao họ cho các dự án mới, onboarding là một yếu tố cần thiết để đào tạo họ và đẩy nhanh tiến độ hoạt động của bộ phận.
Vì vậy, việc lập process flowcharts và giới thiệu chúng với những người được tuyển dụng là một quy trình quan trọng thường diễn ra trong một số bước. Ví dụ: bộ phận nhân sự cho phép họ tuyển dụng biết về approval, sau đó bộ phận này cung cấp cho họ các công cụ cần thiết như máy tính và phần mềm, đồng thời cung cấp cho họ các thông tin cần thiết và ID.

Document approval

Một ví dụ khác về process flowcharts là phê duyệt tài liệu. Correct permissions rất quan trọng trong tất cả các doanh nghiệp và đây cũng có thể là một vấn đề nghiêm trọng. Vì vậy, việc tuân theo một quy trình có hệ thống sẽ làm cho nó dễ tiếp cận hơn. Các bước bao gồm gửi tài liệu, nếu được phê duyệt, gọi là có relevant và nếu bị từ chối, gọi là gửi email irrelevant đến stakeholders.

Incident response

Một công ty phải luôn có sẵn các vấn đề tiềm ẩn được phát hiện ngay từ đầu và chuẩn bị sẵn giải pháp. Do đó, làm cho quy trình làm việc có thể dự đoán được và tránh mọi trường hợp không mong muốn và chưa từng có. Do đó, công ty phải lập một process flowcharts trong đó trình bày các bước về các vấn đề tiềm ẩn cũng như các phản hồi có thể xảy ra. Bằng cách này, người lao động cũng có thể thống nhất với ban quản lý và biết về bất kỳ sự cố nào như vậy để giải quyết vấn đề tốt hơn.

Cần làm gì trước khi tiến hành xây dựng Process flowcharts

Việc tạo sơ đồ có thể hơi phức tạp, đặc biệt đối với người mới. Có một số điều bạn cần quan tâm trước đấy:

• Bạn cần thực hiện một số công việc nghiên cứu về chủ đề mà bạn sẽ tạo sơ đồ. Nếu bạn chưa thu thập đủ dữ liệu, bạn không bao giờ có thể tạo được sơ đồ hữu ích về chủ đề đó.
• Bạn cần biết nên sử dụng template nào và tìm nó ở đâu. Ngoài ra, bạn cần lưu ý về các ký hiệu được sử dụng khi tạo ký hiệu.
• Bạn cần xác định chính xác ranh giới quy trình của mình bằng cách thiết lập điểm bắt đầu và điểm kết thúc.
• Bạn phải ghi nhớ những gì bạn muốn làm với sơ đồ bạn đang tạo. Nói cách khác, hãy theo dõi bức tranh tổng thể.
• Mỗi bước cần phải được xác định rõ ràng và chính xác.
• Theo dõi độ trễ thời gian cũng như các bước không tăng thêm giá trị trong khi tạo sơ đồ.
• Cách tốt nhất là chia sẻ hoặc lưu hành sơ đồ giữa mọi thành viên tham gia dự án. Bạn không bao giờ biết bình luận nào có thể có ích.

Cách tạo và sử dụng một Process flowcharts

• Bước 1: Điều đầu tiên và quan trọng nhất bạn cần làm là mở một trang hoặc mẫu bản vẽ mới. Thực hiện theo quy trình dưới đây:

File Menu > New > Engineering > Process Flow Diagram (double-click to open)

• Bước 2: Bắt đầu tạo sơ đồ bằng cách kéo các hình dạng thiết bị hoặc ký hiệu sơ đồ vào vùng vẽ. Bạn có thể làm điều đó từ nhóm Equipment trong bảng thư viện ở phía bên trái của khung vẽ.
• Bước 3: Bây giờ bạn đã kéo tất cả các thiết bị cần thiết vào trang bản vẽ, bạn cần kết nối chúng để tạo ra dòng chảy của quy trình. Để làm như vậy, bạn cần kéo lại một đường dẫn vào vùng canvas. Bạn có thể tìm thấy chúng ở nhóm Connection Shape.
• Bước 4: Sau khi kéo vào đường ống, định vị một trong các điểm cuối của nó với hình dạng thiết bị cần thiết. Lúc đầu, điểm kết nối sẽ có màu xanh lam trên hình dạng thiết bị. Sau khi sửa xong, màu sẽ chuyển sang màu đỏ.
• Bước 5: Kéo và cố định tất cả các điểm cuối đường ống khác theo thứ tự yêu cầu và đúng equipment shape.
• Bước 6: Bạn có thể chỉnh sửa kiểu đường ống từ Line Button dưới Home Tab. Trong trường hợp bạn cần thêm đầu mũi tên hoặc vật nặng vào một thời điểm nào đó trong toàn bộ quá trình.
• Bước 7: Theo cách tương tự, từ Library Menu, bạn có thể thêm giá trị cũng như công cụ vào sơ đồ của mình để làm cho sơ đồ chính xác và dễ hiểu hơn.
• Bước 8: Có một tay cầm xoay trên mọi hình dạng thiết bị cho phép bạn xoay hình dạng cụ thể đó.

Khi cần theo dõi tất cả các chi tiết trong doanh nghiệp, mọi thứ có thể trở nên lộn xộn và vượt ngoài tầm kiểm soát của bạn. Để giúp tổ chức và trực quan hóa các quy trình kinh doanh, bạn có thể dựa vào việc sử dụng process flowcharts. Theo dõi Cole và tham gia khóa học về business analyst để cập nhật các kiến thức hữu ích về lập trình và khoa học dữ liệu.

>> Xem thêm: API là gì? Tất cả về APIs mà bạn cần biết