Hướng dẫn xây dựng báo cáo bán lẻ – Các KPI cần quan tâm khi đọc báo cáo

Xây dựng báo cáo bán lẻ là một công cụ theo dõi và phân tích dữ liệu dùng để báo cáo các chỉ số liên quan tới hiệu suất kinh doanh bán lẻ. Nhiều báo cáo bán lẻ hiện nay thường đưa ra các số liệu tổng quan và nhiều hỉnh ảnh bổ sung giúp người dùng hiểu rõ ràng hơn ý nghĩa của dữ liệu. 

Báo cáo cũng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn vị trí của mình một cách dễ hiểu và rõ ràng. Vậy để xây dựng báo cáo bán lẻ hay cách làm báo cáo bán lẻ chuẩn chỉ như thế nào, mời bạn tìm hiểu tại bài viết này nhé!

Tại sao lại cần xây dựng báo cáo bán lẻ

Các nhà bán lẻ ở mọi quy mô nên cân nhắc xây dựng báo cáo bán lẻ cho riêng mình, nhất là khi công nghệ ngày nay cung cấp nhiều tính năng phù hợp cho cả những nhà bán lẻ cá nhân. Trong thế giới vận hành theo thông tin và dữ liệu bây giờ, nếu bạn không chú ý tới số liệu, chắc chắn sẽ bị tụt lại phía sau. Một số lý do tại sao nhà bán lẻ cần phải xây dựng báo cáo bán lẻ có thể kể đến như sau:

• Kiểm soát hoạt động kinh doanh bán lẻ mọi lúc mọi nơi: Báo cáo bán lẻ giúp doanh bạn quản lý doanh nghiệp dễ dàng hơn ở mọi thời gian và địa điểm. Người dùng có thể kiểm tra trong nháy mắt mà không cần phải lục tung hàng trăm con số và bảng tính để lấy được dữ liệu mình muốn. Kể cả khi đang không làm việc hoặc chạy nhiều cửa hàng bán lẻ cùng một lúc, báo cáo bán lẻ có thể truy cập bằng điện thoại và cung cấp mọi thông tin bạn cần trong lòng bàn tay.
• Hiểu khách hàng tốt hơn: Yêu cầu từ người tiêu dùng ngày một cao qua mỗi năm. Bất kỳ tác động trong quá trình trải nghiệm của khách hàng, từ nhỏ đến lớn, tích cực hay tiêu cực đều sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của bạn. Bản báo cáo bán lẻ cung cấp bao gồm thông tin đầy đủ về khách hàng của bạn. Các thông tin có thể cung cấp bạn các insight cần thiết để phát triển chiến lược marketing, xúc tiến và tăng trải nghiệm mua của khách tại cửa hàng. Ai là khách hàng lớn nhất của bạn, họ chi tiêu ra sao, và mua những gì.
• Quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn: Quản lý hàng tồn rất quan trọng với mọi doanh nghiệp bán lẻ. Tồn kho hiệu quả thì sẽ tránh gặp tình trạng thường xuyên hết hàng gây ảnh hưởng đến trải nghiệm người mua. Báo cáo bán lẻ sẽ đưa ra hàng hóa trong kho tới tay bạn và hạn mức tồn kho để đảm bảo doanh nghiệp sẽ luôn có đủ lượng hàng hóa bán ra. 
• Giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về số liệu bán lẻ: Không nhà bán lẻ nào muốn làm việc với con số và dữ liệu cả ngày. Hãy để việc đó cho các chuyên gia – những nhà phân tích dữ liệu data analyst làm việc. Tuy nhiên báo cáo bán lẻ có thể giúp công việc trở nên thuận lợi hơn với cả những người không biết gì. Các bản báo cáo này thường rất thân thiện với người sử dụng, dễ dàng định vị và tùy chỉnh. Diễn giải bằng biểu đồ trực quan hóa dữ liệu sẽ ít đáng sợ hơn nhiều một trang tính với ti tỉ cột và hàng số. 

Áp dụng Power BI trong báo cáo bán lẻ

Bộ tính năng của Power BI giúp bạn tự tin hơn khi ra quyết định dựa trên số liệu:

• Kết nối nhiều nguồn dữ liệu: Kết nối trực tiếp với nguồn dữ liệu từ Marketing & Sales phổ biến tại VN để kéo dữ liệu tự động.
• Trực quan hóa dữ liệu: trực quan hóa số liệu từ bảng sang biểu đồ một cách dễ dàng bằng việc kéo thả vô cùng dễ dàng và nhanh chóng.
• Dễ dàng chia sẻ báo cáo: Đặt lịch gửi báo cáo qua email định kỳ, chia sẻ cho tài khoản khác trên nhiều thiết bị khác nhau.
• Phân tích số liệu chuyên sâu: Bộ hàm & công thức của Power BI giúp tạo ra các trường dữ liệu mới phục vụ mục đích phân tích chuyên sâu.

Các mẫu báo cáo bán lẻ phổ biến (Retail Dashboard):

RETAIL STORE DASHBOARD – Báo cáo doanh số cửa hàng

Bạn có thể sử dụng mẫu báo cáo doanh số bán hàng để xác định nhu cầu hành vi khách hàng và áp dụng chiến lược của mình một cách hợp lý. Trước hết là đánh giá tổng số khách hàng doanh nghiệp đang thực hiện giao dịch, từ đó có thể đánh giá song song với tổng số khách hàng truy cập trong trường hợp doanh nghiệp sở hữu cửa hàng trực tuyến. Bạn có thể phân tích số lượng sản phẩm trung bình họ mua trong mỗi giao dịch và chi phí trung bình của mỗi giao dịch đó là bao nhiêu.

Một khi đã có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp của mình và thói quen mua hàng của khách, bạn có thể tập trung vào sản phẩm và kho hàng. Để luôn có sản phẩm trong kiểm soát và không bị tình trạng hết hàng, hãy lập ra danh sách sản phẩm bán chạy nhất của doanh nghiệp. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể đoán trước được lượng hàng tồn kho và đơn hàng trả lại khiến khách phật lòng, ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu. 

Cuối cùng, mẫu báo cáo doanh số cửa hàng cung cấp dữ liệu khách hàng đến tay bạn. Thông tin này giúp bạn điều chỉnh và tiến hành chiến lược marketing và các kênh truyền thông bạn có. Từ đó bạn có thể tạo các chiến dịch cụ thể tới từng đối tượng khác nhau, dựa theo nhân khẩu học và thói quen mua hàng của họ. Điều này rất quan trọng trong việc giữ chân khách hàng vì thường tạo doanh thu từ khách hàng hiện tại rẻ hơn so với khách hàng mới. Một cách khác để phân tích doanh số của bạn là từ địa điểm. Dù bạn sở hữu cửa hàng vậy lý hay trực tuyến, hãy đo hiệu suất bán hàng theo từng tỉnh thành, quốc gia và khu vực trong một khoảng thời gian nhất định. Bạn sẽ không chỉ biết được tình hình hoạt động của các cửa hàng trong thời gian đó mà còn có thể so sánh chúng để đưa ra giải pháp cải thiện. Nhờ những insight này mà bạn có thể khởi chạy các chiến dịch phù hợp trên hệ thống cửa hàng, góp phần tăng doanh số và doanh thu.

INVENTORY DASHBOARD – Báo cáo tồn kho

Hàng tồn kho là lượng hàng hóa được nhà bán lẻ giữ để bán ra sau nhằm mục đích giữ ổn định cho hoạt động kinh doanh. Chúng đảm bảo khả năng cung ứng của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định, đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra đúng tiến độ và giảm chi phí đặt hàng.

Một số chỉ số bạn có thể quan tâm trong báo cáo tồn kho:

• Tỷ trọng bán hàng online/offline: dành cho các doanh nghiệp bán hàng ở cả hai hình thức trực tiếp và trực tuyến. Tỷ trọng này giúp doanh nghiệp điều tiết và cân đối giữa hai kênh bán hàng sao cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng và thị trường.
• Số ngày hết hàng dự kiến: số liệu giúp doanh nghiệp theo dõi lượng hàng trong kho để có thể cung ứng kịp thời lượng hàng nhập và đưa ra phương án để tránh tình trạng hết hàng.
• Thời gian hết hạn sử dụng của sản phẩm: chỉ số cần cân nhắc để có kế hoạch đưa sản phẩm lên gian hàng sao cho hợp lý.

CONSUMER DATA DASHBOARD – Báo cáo dữ liệu khách hàng

Báo cáo dữ liệu khách hàng cho phép doanh nghiệp đánh giá bất kỳ số liệu nào về khách hàng của họ. Họ cũng có thể xem xét các chỉ số được thu thập theo thời gian để xem hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình như thế nào. Ngoài ra, báo cáo khách hàng cho phép bạn kiểm tra các giả thuyết khác nhau về cấu trúc của hoạt động bán hàng, marketing và dịch vụ chăm sóc khách hàng.

Dữ liệu thu thập được có thể giúp bạn xác định những gì tốt cho hoạt động bán lẻ của doanh nghiệp bạn và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Nó cũng có thể hỗ trợ bạn đưa ra quyết định về cách các nguồn lực đang hoạt động trong công ty.

Một số chỉ số quan trọng:

• Tỷ trọng khách hàng lẻ và khách thành viên: số lượng khách hàng thông thường/ khách đăng ký làm thành viên trên tổng số khách hàng.
• Top khách hàng VIP: những khách hàng mua hàng nhiều nhất của doanh nghiệp. Số liệu này có thể giúp doanh nghiệp đưa ra các chiến lược chăm sóc và ưu đãi với nhóm khách này.
• Lượt mua theo thời gian: giúp bạn theo dõi thời điểm nào khách hàng mua nhiều nhất để tìm ra giải pháp như tăng nhân sự và quảng cáo sản phẩm tại thời điểm đó.
• Tỉ lệ giới tính của khách hàng: ảnh hưởng đến cách bày trí sản phẩm trưng bày hoặc nội dung và chiến lược quảng cáo của doanh nghiệp. 

RETAIL ANALYTICS DASHBOARD – Báo cáo phân tích bán lẻ chi tiết

Bán hàng song song offline và online đã không còn xa lạ gì và ngày càng trở nên phổ biến trong ngành bán lẻ ngày nay. Chính vì thế, báo cáo phân tích bán lẻ là một công cụ tuyệt vời để phân tích và tối ưu hóa các điểm chạm thương hiệu. Tập trung vào cả chỉ số offline và online, báo cáo này cung cấp cái nhìn tổng quan về các chỉ số nổi bật nhất có thể giúp xác định các chiến lược tương lai và tối ưu hóa gia tăng lợi nhuận.

Là một nhà bán lẻ, bạn có thể so sánh các cửa hàng có tỉ lệ chuyển đổi cao với cửa hàng hiệu suất thấp. Từ đó, bạn sẽ có insight về những yếu tố khiến chúng khác biệt. Một số chỉ số khác như vị trí địa lý, nhân khẩu học, loại cửa hàng (trên phố hay trong trung tâm thương mại), cũng cần được xem xét. Trong báo cáo phân tích bán lẻ trên, ta cũng có thể thấy tình hình phát triển theo thời gian, và nhận ra các vấn đề cần tránh trong tương lai.

Những biểu đồ trực quan hóa dữ liệu này có thể được tạo làm báo cáo hiệu suất cửa hàng, bạn có thể thêm chỉ số, điều chỉnh dựa theo nhu cầu và đảm bảo việc phân tích được cập nhật tự động. Với sự trợ giúp từ các công cụ BI hiện địa, bạn có thể xác định nơi cần phân bổ thêm nguồn lực, tăng năng suất và đảm bảo khách hàng hài lòng.

RETAIL KPI DASHBOARD – Báo cáo KPI bán lẻ

Ở góc độ tập trung hơn vào đơn đặt hàng order, mẫu báo cáo bán lẻ này ví dụ các KPI liên quan đến khách hàng, đơn đặt hàng và cách chúng được quản lý. Cách quản lý các đơn đặt hàng của bạn và, rộng hơn, chuỗi cung ứng của bạn, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng ngay cả khi bạn đã xây dựng mối quan hệ vững chắc và dịch vụ khách hàng tốt. Doanh nghiệp bán lẻ của bạn muốn bán được nhiều hàng hóa hơn trong khi vẫn giữ được nhiều khách hàng hơn hoặc duy trì tính cạnh tranh, vậy thì báo cáo KPI bán lẻ như bảng có thể giúp bạn.

SALES & ORDER OVERVIEW DASHBOARD

Mẫu báo cáo bán lẻ cuối cùng sẽ tập trung hơn vào bán lẻ trực tuyến. Với báo cáo bán lẻ như thế này, bạn có tất cả các KPI cần theo dõi trong tầm tay, tập hợp trên một màn hình tổng quan hiệu quả. Bắt đầu với ước tính tổng số lượng đơn đặt hàng, bạn có một cái nhìn sơ bộ về những gì doanh nghiệp của bạn giao dịch trong năm. Bạn có thể tính toán đơn đặt hàng trung bình cho mỗi khách hàng để biết về hành vi của họ, nhưng số liệu này được theo dõi trong cả ngắn hạn và dài hạn và được so sánh tương ứng để có mức trung bình tin cậy.

Khi bạn biết tổng số đơn đặt hàng mà doanh nghiệp của bạn đang giải quyết, hãy đánh giá tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo trong số đó. Tỉ lệ này đo lường hiệu quả của toàn bộ quy trình từ giao dịch đến giao hàng và hiệu suất của chuỗi cung ứng của bạn, trong việc đạt được kì vọng của khách hàng mà không gặp bất kỳ vấn đề gì. 

Một đơn đặt hàng hoàn hảo bắt đầu khi khách hàng đặt một đơn thành công và kết thúc khi họ lấy nó ở trạng thái hoàn hảo: không có sự cố nào xảy ra trên đường đi. Sự không chính xác, hư hỏng, sai sót, mất mát hoặc trả lại dù chỉ nhỏ nhất sẽ làm tổn hại đến hình ảnh của bạn và làm tăng số lượng khách hàng không hài lòng, cũng như phát sinh các chi phí vốn có thể tránh được. Vì vậy, sau khi đánh giá tỷ lệ đặt hàng thành công của bạn với sự trợ giúp của báo cáo bán lẻ, hãy đặt mục tiêu để đạt được và lưu ý rằng tỷ lệ này càng cao thì càng tốt.

Các KPI bán lẻ cần phân tích trong báo cáo

Một số KPI bạn cần quan tâm trong quá trình xây dựng báo cáo bán lẻ:

• Website Traffic: Lưu lượng khách hàng, hay lượt truy cập khách hàng vào website. Số liệu này quan trọng với doanh nghiệp vì nó thể hiện sự hiện diện và quan tâm của khách với cửa hàng. Lưu lượng càng cao thì khả năng bán được hàng cũng tăng lên.
• Average Transaction Size: Quy mô giao dịch trung bình.
• Average Unit per Customer: Số lượng sản phẩm trung bình khách hàng mua tại cửa hàng.
• Total Volume of Sale: Tổng khối lượng tiêu thụ.
• Sell-through Rate: Tỉ số giữa hàng bán ra trên tổng số hàng có sẵn.
• Back Order Rate: Tỉ lệ đơn đặt hàng không thể thực hiện được khi khách order.
• Rate of Return: Tỉ lệ đơn hàng hoàn trả lại.
• Customer Retention: là những nỗ lực của doanh nghiệp nhằm hạn chế số lượng khách hàng thất thoát sau mỗi điểm chạm. Nhiệm vụ của chiến lược này là làm thế nào để giữ được càng nhiều khách hàng càng tốt tiếp tục hành vi mua hàng của doanh nghiệp.
• Retail Conversion Rate: Tỷ lệ chuyển đổi
• Total Orders: Tổng đơn hàng trong 1 khoảng thời gian nhất định
• Total Sales by Region: Tổng doanh số bán hàng theo khu vực
• Order Status: Trạng thái đơn hàng
• Perfect Order Rate: Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo
• Return Reason: Lý do hoàn khách hàng trả hàng
• GMROI: Tỷ suất lợi nhuận gộp của đầu tư hàng tồn kho là một tỷ lệ trong kinh tế vi mô mô tả lợi nhuận của người bán trên mỗi đơn vị tiền tệ chi cho hàng tồn kho.
• Monthly Revenue Per Employee: Doanh thu mà mỗi nhân nhân viên đem lại hàng tháng

Kết luận

Qua một số mẫu báo cáo lẻ Cole đưa ra, hi vọng bạn đã biết cách làm báo cáo bán lẻ phục vụ cho từng mục đích khác nhau. Xây dựng báo cáo bán lẻ đúng cách sẽ nhanh chóng trực quan hóa các chỉ số bán lẻ quan trọng nhất, cung cấp thông tin chi tiết theo hướng dữ liệu và cho phép các nhà bán lẻ tập trung nhiều thời gian hơn vào công việc kinh doanh và giảm bớt thời gian phỏng đoán. Chinh phục mọi báo cáo với khóa học business analyst và học data anlysis cùng chuyên gia BA/DA thuộc các tập đoàn đa quốc gia.