Change Requests là gì? Cách thực hiện Change Requests trong dự án

Change Requests là gì có thể được đưa ra khi dự án đã được tiến hành và có nhiều lý do khác nhau khiến điều này có thể xảy ra. Những yêu cầu này có thể có tác động đến toàn bộ dự án, bao gồm cả ngân sách và thời hạn cuối cùng.

Change Requests là gì?

Vậy Change request là gì? nó đề cập đến đề xuất chính thức để thay đổi sản phẩm, hệ thống hoặc dự án. Yêu cầu thay đổi có thể được bắt đầu từ nội bộ hoặc bên ngoài, tùy thuộc vào hoàn cảnh. Change request bên ngoài thường là từ khách hàng, họ có thể yêu cầu thực hiện một số điều chỉnh đối với project plan.

Mặt khác, change request cũng có thể mang tính chất nội bộ, theo đó một trong các thành viên trong nhóm của bạn yêu cầu thay đổi một số thành phần của dự án. Nếu change request là nội bộ, project manager có thể cần liên lạc với khách hàng của dự án về những thay đổi này. Trong hầu hết các trường hợp, việc thực hiện các thay đổi đối với dự án sẽ yêu cầu nhiều nguồn lực và thời gian hơn. 

Các lý do để đưa ra yêu cầu thay đổi bao gồm các sự kiện bên trong và bên ngoài, lỗi dự án, tính toán sai lầm, cải tiến và việc thực hiện các biện pháp khắc phục và phòng ngừa.

Change Request hoạt động như thế nào?

Khi một stakeholder muốn yêu cầu thay đổi, họ sẽ điền vào change request form với các chi tiết thích hợp. Phần đầu của biểu mẫu chứa một số thông tin cơ bản, chẳng hạn như tên dự án, tên của người gửi yêu cầu và ngày yêu cầu. Bất kỳ ai điền vào biểu mẫu đều cần cho biết mức độ ưu tiên của thay đổi, giải thích tác động của thay đổi đó đối với dự án và điều gì có thể xảy ra nếu yêu cầu không được chấp thuận.

Một số change request forms bao gồm một phần riêng để mô tả thay đổi được đề xuất sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các khía cạnh sau của dự án:

• Scope: quy mô
• Risk: rủi ro
• Cost: chi phí
• Quality: chất lượng
• Duration: thời gian

Sau khi tạo change request form, bạn có thể sử dụng nó nhiều lần. Chúng ta hãy xem một số cách bạn có thể sử dụng change requests trong phạm vi quản lý dự án.

Change requests trong phạm vi quản lý dự án

Trước tiên, bạn cần xác định xem thay đổi yêu cầu có cần thiết hay không và sau đó điều tra các tác động tiềm ẩn của thay đổi đó đối với dự án. Sẽ rất hữu ích khi tham khảo ý kiến ​​của các thành viên trong project team và hỏi từng người xem việc chấp thuận thay đổi có thể ảnh hưởng đến họ như thế nào. Các thành viên trong team có thể cần thêm thời gian để hoàn thành nhiệm vụ được giao hoặc cần thêm nguồn lực để đáp ứng mong đợi của khách hàng. Nếu một stakeholder yêu cầu thay đổi các sản phẩm đã thỏa thuận, bạn thậm chí có thể cần một nhóm lớn hơn để hoàn thành dự án thành công.

Với tư cách là project manager, bạn cần suy nghĩ xem thay đổi được đề xuất có thể ảnh hưởng như thế nào đến ba hạn chế:  thời gian, chi phí và phạm vi của dự án. Nếu bạn chấp thuận thay đổi, bạn có thể cần phải thương lượng về thời hạn muộn hơn hoặc yêu cầu khách hàng tăng chi phí cho dự án.

Thực hiện điều chỉnh

Nếu bạn quyết định phê duyệt change request, bạn sẽ cần cập nhật kế hoạch dự án của mình cho phù hợp. Bạn có thể cần lên lịch lại các nhiệm vụ được giao, cập nhật cấu trúc phân chia công việc hoặc yêu cầu các nguồn lực bổ sung. Khi bạn thực hiện những điều chỉnh này, hãy cẩn thận để không ghi đè lên kế hoạch ban đầu. Bạn sẽ cần một bản sao để so sánh với phiên bản cập nhật.

Cập nhật thành viên nhóm

Sau khi thực hiện những thay đổi cần thiết đối với kế hoạch dự án, bạn cần cập nhật các thành viên trong nhóm của mình để đảm bảo mọi người đều thống nhất. Nếu bạn họp định kỳ, bạn có thể thông báo sự thay đổi vào đầu cuộc họp tiếp theo và dành chút thời gian để trả lời các câu hỏi. Nếu không có lịch họp, bạn có thể thông báo cho các thành viên trong nhóm về thay đổi bằng cách gửi email chi tiết hoặc cập nhật dự án trong project management software yêu thích của bạn.

Cách tạo một Change Request 

Việc đưa ra change request bao gồm việc thực hiện các thủ tục cụ thể để tránh nhận được phản hồi tiêu cực từ những người được cho là đã phê duyệt các thay đổi được yêu cầu. Đây là cách bạn nên thực hiện change request:

Bước 1: Hiểu phạm vi của những thay đổi

Bạn cần có đầy đủ thông tin chi tiết về những thay đổi bạn dự định thực hiện đối với dự án. Change request cần thu thập tất cả dữ liệu cần thiết để giúp tất cả stakeholders có trách nhiệm dễ dàng xác định xem những thay đổi đó có xứng đáng hay không. Điều quan trọng là phải biết những gì cần thiết để thực hiện requested changes.

Bước 2: Xác định lý do thay đổi

Request form cần bao gồm lý do thay đổi. Những lý do bạn thêm vào phải đủ thuyết phục để biện hộ cho chi phí phát sinh để thực hiện chúng; nếu không, change request sẽ bị từ chối. Yêu cầu thay đổi sẽ không có giá trị nếu chi phí thực hiện các thay đổi vượt xa những tác động tiêu cực mà dự án có thể gặp phải nếu những thay đổi này không được thực hiện.

Bước 3: Xác định tác động của những thay đổi

Khi chuẩn bị change request form, điều quan trọng là phải đánh giá đúng kết quả của những thay đổi nếu chúng được thực hiện. Mục tiêu là đảm bảo những thay đổi này phù hợp với mục tiêu chung của dự án. Những thay đổi không phù hợp với tầm nhìn của dự án thường sẽ bị khách hàng hoặc project manager từ chối.

Bước 4: Các bước hành động để thực hiện các thay đổi

Điều quan trọng nữa là phải bổ sung một quy trình rõ ràng về cách thực hiện những thay đổi này. Đảm bảo các hành động mang tính thiết thực và ít có khả năng hạn chế ngân sách của dự án. Các hành động này cũng cần được chuẩn bị với sự cộng tác của team thực hiện chúng. Action items có thể được quản lý bằng cách sử dụng action item tracking system.

Bước 5: Xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện thay đổi

Change request form của bạn phải bao gồm một phần có tất cả thông tin chi tiết về các nguồn lực bạn cần để thực hiện các thay đổi được yêu cầu. Tất nhiên, bạn cũng cần các nguồn lực như ngân sách, team members và tài liệu để thực hiện các bước hành động trên thực tế.

Làm gì khi Change Request bị từ chối

Nếu project managers hoặc khách hàng từ chối những thay đổi được yêu cầu thì đây là điều bạn nên làm tiếp theo:

Tìm hiểu tại sao request bị từ chối

Bạn cần nhận phản hồi từ stakeholders về lý do tại sao những thay đổi được yêu cầu lại bị từ chối. Có thể là do không có đủ thông tin về những thay đổi được yêu cầu hoặc nguồn lực sẵn có của dự án không đủ để thực hiện chúng. Lý do từ chối yêu cầu sẽ cho bạn ý tưởng rõ ràng về việc cần làm tiếp theo.

Trao đổi với team members

Bạn phải trao đổi với team của mình về phản hồi bạn nhận được về change request. Ý kiến ​​đóng góp của nhóm bạn rất quan trọng nếu có nhu cầu sửa đổi bất kỳ chi tiết nào trong yêu cầu thay đổi. Nhưng nếu việc từ chối change request có nghĩa là từ bỏ các thay đổi, team của bạn cũng cần được thông báo về điều đó để họ tiếp tục kế hoạch ban đầu của dự án.

Phản hồi với manager

Điều quan trọng là phải cho người quản lý của bạn biết về các bước tiếp theo của bạn sau khi bị từ chối. Nếu yêu cầu sửa đổi change request, bạn có thể cần lấy ý kiến ​​đóng góp của họ về những thay đổi cần thiết để làm cho yêu cầu trở nên khả thi hoặc hợp lý hơn đối với họ.

Các nguyên nhân khiến Change Request bị từ chối phổ biến nhất

Có một số lý do khiến change request có thể bị từ chối. Nếu yêu cầu thay đổi của bạn bị từ chối thì có thể có những nguyên nhân sau:

• Yêu cầu không hợp lý/khả thi: Khi bạn gửi change request, điều đầu tiên supervisor của bạn sẽ đánh giá là liệu những thay đổi bạn đề xuất có khả thi với nguồn lực dự án hiện tại hoặc dự kiến ​​hay không. Nếu những gì cần thiết để thực hiện các thay đổi nằm ngoài khả năng của công ty/khách hàng thì yêu cầu rất có thể sẽ bị từ chối.
• Yêu cầu này không phù hợp với tầm nhìn và chính sách của doanh nghiệp: Một yêu cầu thường sẽ bị từ chối nếu nó không phù hợp liền mạch với tầm nhìn và mục tiêu của dự án cũng như toàn bộ công ty nói chung. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là đảm bảo yêu cầu thay đổi của bạn phù hợp với tầm nhìn của doanh nghiệp. Nếu không, nó sẽ bị quản lý từ chối.

• Những thay đổi được yêu cầu đã được nêu ra trước đó: Cũng có thể ai đó đã đưa ra change request tương tự như của bạn. Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu viết change request, hãy xác nhận rằng những thay đổi bạn đang yêu cầu không phải do bất kỳ ai thực hiện trước đó. Một số project management tools hiện đại sẽ hiển thị cho bạn chi tiết về các change request được thực hiện bởi các thành viên khác nhau trong nhóm. Sử dụng phần mềm để theo dõi các change request sẽ hiệu quả hơn nhiều vì nó giúp bạn dễ dàng xem lại request history trước khi đưa vào yêu cầu của mình. Cố gắng tìm kiếm những yêu cầu này một cách thủ công có thể là một cơn ác mộng, đặc biệt nếu bạn đang làm việc trong một dự án lớn có sự tham gia của hàng trăm người khác.
• Không đúng thời điểm: Đưa ra change request ở các giai đoạn nâng cao hơn của dự án có thể gây khó khăn về mặt kỹ thuật và tài chính để thực hiện chúng. Trong những tình huống như vậy, ban quản lý thường sẽ từ chối yêu cầu trừ khi những thay đổi được yêu cầu có ý nghĩa quan trọng đối với sự thành công chung của dự án. Điều quan trọng là phải xem xét mọi thay đổi hữu ích có thể cải thiện dự án trong các giai đoạn trước. Quy tắc ở đây rất đơn giản: Dự án càng gần về đích thì việc thực hiện bất kỳ thay đổi nào càng trở nên khó khăn và tốn kém hơn.

Ví dụ về change request forms và cách chúng tác động đến nhóm của bạn

Biết khi nào nên sử dụng change request form là một chuyện nhưng hiểu làm thế nào những thay đổi có khả năng ảnh hưởng đến nhóm của bạn là một chuyện khác. Dưới đây là một vài ví dụ để bạn suy nghĩ về các khả năng:

• Theo các điều khoản ban đầu của dự án, nhóm của bạn đã đồng ý tạo một ứng dụng JavaScript cho trang web của khách hàng. Khách hàng đã gửi change request để yêu cầu bạn chuyển từ JavaScript sang Python. Nếu change request được chấp thuận, bạn sẽ cần thêm một lập trình viên bổ sung vào nhóm của mình để đáp ứng thời hạn đã thỏa thuận.

• Một thành viên trong nhóm dự định hoàn thành nhiệm vụ vào Ngày thứ 12 của dự án. Vào Ngày thứ 10, họ nhận ra rằng nhiệm vụ trước đó sẽ mất nhiều thời gian hơn dự định. Họ gửi change request để hỏi liệu có thể dời lại nhiệm vụ sắp tới từ Ngày 12 sang Ngày 20 hay không. Nếu bạn chấp thuận yêu cầu, các thành viên khác trong nhóm có thể không hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng thời hạn.
• Ban đầu, khách hàng yêu cầu một ứng dụng di động có ba tính năng chính. Trong giai đoạn lập kế hoạch của dự án, họ gửi yêu cầu thay đổi và yêu cầu thêm hai yêu cầu nữa. Nếu bạn đồng ý rằng những tính năng này sẽ tăng thêm giá trị cho dự án, bạn sẽ cần cập nhật tiến độ dự án và đảm bảo nhóm của bạn có đủ nguồn lực để xử lý việc lập trình bổ sung.

Hiểu rõ change request là gì và hiểu cách quản lý một cách thích hợp có thể giúp bạn giải quyết chúng một cách hiệu quả khi được phát sinh. Theo dõi Cole và tham khảo khóa học về business analyst để cập nhật các kiến thức hữu ích về lập trình và khoa học dữ liệu.

>> Xem thêm: Sự khơi gợi yêu cầu là gì (Phần 2)