Sự khơi gợi yêu cầu là gì (Phần 1)

Sự thành công của một dự án phát triển sản phẩm phụ thuộc vào việc hiểu business need và xác định danh sách yêu cầu chính xác. Requirement elicitation là quá trình giao tiếp và cộng tác với các stakeholders chính để tổng hợp thông tin chi tiết và xác định nhu cầu của dự án. Hãy cùng Cole tìm hiểu về sự khơi gợi yêu cầu (phần 1) trong bài viết dưới đây.

Sự khơi gợi yêu cầu là gì?

Sự khơi gợi yêu cầu – Requirements elicitation được Business Analysts tiến hành để xác định nhu cầu kinh doanh, phạm vi, giả định và rủi ro của dự án dựa trên dữ liệu từ các stakeholders chính. Đây là một phần bắt buộc của quản lý yêu cầu – requirements management vì kết quả tác động đến sự hiểu biết cơ bản về mục tiêu của dự án. Việc không xác định rõ ràng business needs có thể dẫn đến những kết quả thảm khốc như những sai lầm tốn kém hoặc lỗi hệ thống.

Tầm quan trọng của requirements elicitation của product team

Việc khơi gợi yêu cầu rất quan trọng đối với product team vì đây là cách chính để xác định product requirements. Quá trình khơi gợi tìm hiểu những insights về yêu cầu từ các stakeholders chính. Bằng cách đặt câu hỏi phù hợp cho các chuyên gia về chủ đề một cách thành thạo, tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện sâu sắc và ghi lại các phát hiện, các business analysts sẽ khám phá ra business needs thực sự để thúc đẩy dự án.

Trong trường hợp không có business needs và requirements được xác định chính xác, chi phí phát triển sẽ vượt quá ngân sách do phải thực hiện lại, users/customers sẽ không đạt được điều họ muốn và các dự án sẽ không thành công.

Một quy trình khơi gợi hiệu quả là sẽ mang lại những lợi ích:

• Giảm chi phí dự án bằng cách nắm bắt requirements problems trước khi bắt đầu phát triển. 
• Tăng khả năng người dùng và khách hàng có được thứ họ mong muốn. 
• Giảm nguy cơ thất bại của dự án.

Các bước thực hiện requirements elicitation

Có năm bước chính trong quy trình thực hiện sự khơi gợi yêu cầu bao gồm:

Thu thập yêu cầu

Bạn có thể đang nghĩ: “Việc khơi gợi yêu cầu (requirements elicitation) khác với việc thu thập yêu cầu (requirements gathering) như thế nào?” đặc biệt là khi hai thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho nhau. Đó là một câu hỏi hay và có thể chấp nhận được việc trao đổi chúng một cách tình cờ. Tuy nhiên, có một sự khác biệt nhỏ giữa chúng cần được chỉ ra khi thảo luận về các chi tiết cụ thể của quy trình khơi gợi yêu cầu.

Theo định nghĩa, “thu thập” (“gathering”) là hành động thu thập từ các nguồn phân tán, còn “khơi gợi” (“eliciting”) là hành động rút ra thông tin từ một nguồn. Cả hai hành động đều cần thiết cho quá trình tổng thể của việc khơi gợi các yêu cầu và cần có kiến ​​thức chuyên môn để thực hiện đúng cách.

Một cách hiệu quả để chuẩn bị cho việc khơi gợi yêu cầu – requirements elicitation là các business analysts phải thu thập tất cả các yêu cầu có sẵn và nghiên cứu chúng để hiểu rõ hơn. Một số kỹ thuật thu thập yêu cầu – requirements gathering bao gồm:

• Document analysis chẳng hạn như nghiên cứu các process models hoặc nghiên cứu các quy định
• Phân tích giao diện hệ thống và quy tắc nghiệp vụ
• Đọc phản hồi có sẵn của người dùng

Những phát hiện từ việc thu thập yêu cầu có thể giúp xác định các stakeholders chính và thông báo requirements elicitation techniques nào có thể phù hợp nhất với dự án. Sau đó, các business analysts có thể bắt đầu công việc rút ra những kinh nghiệm bổ ích để đáp ứng các yêu cầu còn thiếu. Vì vậy, việc thu thập yêu cầu là khởi đầu quan trọng trong quá trình khơi gợi yêu cầu.

Xác định stakeholders chính

Như đã lưu ý, việc thu thập yêu cầu có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về các stakeholders. Điều quan trọng là phải xác định đúng người ngay từ đầu để mọi người có thể bắt đầu trên cùng một con đường. Làm như vậy sẽ loại bỏ nhu cầu thực hiện các yêu cầu còn thiếu sau này có khả năng thay đổi tiến trình của dự án.

Gợi ý các yêu cầu từ các stakeholders chính

Trong phần này của quy trình, các business analyst cần xác định requirement elicitation techniques nào sẽ mang lại kết quả tốt nhất cho dự án và các stakeholders thích hợp. Có nhiều kỹ thuật khơi gợi yêu cầu khác nhau, đây là một số phương pháp phổ biến nhất:

• Brainstorming
• Focus groups
• Interviews
• Observation
• Prototyping
• Requirements workshops
• Surveys

Yêu cầu về tài liệu

Bước tiếp theo trong quy trình requirement elicitation là ghi lại các yêu cầu được gợi ra cho đến nay. Có nhiều định dạng khác nhau để ghi lại các yêu cầu: thome-grown product requirements document (PRD), đặc tả yêu cầu hệ thống do chính phủ bắt buộc (government-mandated system requirements specification), công cụ quản lý yêu cầu như Jama Connect, bảng tính,… Công cụ tốt nhất để ghi lại các yêu cầu phụ thuộc vào dự án.

Xác nhận những phát hiện

Sau khi business analysts ghi lại các yêu cầu, đã đến lúc đảm bảo chúng được ghi lại chính xác. Các yêu cầu được gửi đến tất cả các stakeholders để xem xét để có sự hiểu biết chung về những gì đang được phát triển. Các stakeholders có thể sẽ thực hiện các cải tiến. Cũng có thể bước này sẽ đưa ra các yêu cầu bổ sung, đòi hỏi phải sửa đổi trước khi phê duyệt.

Những thách thức của việc thực hiện requirement elicitation thành công

Quá trình khơi gợi có vẻ dễ dàng: hãy hỏi các stakeholders  xem họ muốn gì. Tuy nhiên, đó là một nỗ lực nghiêm ngặt hơn nhiều. Dưới đây là một số thách thức phổ biến nhất của quá trình khơi gợi yêu cầu:

• Tìm kiếm các stakeholders phù hợp: Việc xác định đúng SME không phải lúc nào cũng dễ dàng. Săn lùng các hidden stakeholders có thể là nguồn kiến ​​thức tuyệt vời. Ví dụ bao gồm nhân viên làm việc trực tiếp với khách hàng như đại diện bán hàng/hỗ trợ hay kỹ thuật viên bảo trì.
• Khám phá những insights chuẩn nhất: Thật không may, các stakeholders không phải lúc nào cũng biết họ muốn gì. Trong thực tế requirements elicitation, nhiều phương pháp khơi gợi có thể được sử dụng đồng thời để xác định business need và danh sách yêu cầu tối ưu. 
• Ghi lại các yêu cầu: Sử dụng sai công cụ ghi lại tài liệu cho công việc có thể gây bất lợi. Các vấn đề có thể phát sinh với mọi thứ từ đánh giá và phê duyệt đến quản lý thay đổi. Bảng tính hoặc home-grown PRDs có thể phù hợp với các dự án nhỏ hơn, không nhiều quy tắc. Mặt khác, các sản phẩm phức tạp hoặc những sản phẩm thuộc các ngành được quản lý sẽ được hưởng lợi rất nhiều từ phần mềm quản lý yêu cầu có thể hợp lý hóa việc đưa ra yêu cầu và quy trình tổng thể với các tính năng như truy xuất nguồn gốc trực tiếp và quản lý tuân thủ.
• Lập kế hoạch thay đổi: Sự thay đổi ưu tiên và các vấn đề phát sinh là tốt nhất trong việc lập kế hoạch cho những thay đổi ngay từ đầu. Hãy đảm bảo có sẵn một quy trình cho phép có thời gian giải quyết các vấn đề, thay đổi tài liệu, bổ sung các yêu cầu mới và tiến hành đánh giá bổ sung.

Sự khơi gợi yêu cầu là sự kết hợp giữa nghệ thuật và khoa học đối với các business analyst. Họ cần phải thành thạo trong việc biết nên hỏi câu hỏi nào và hỏi như thế nào. Ngoài ra, các business analysts phải có khả năng giao tiếp và cộng tác rõ ràng với các stakeholders chính trong tất cả các giai đoạn của quá trình khơi gợi. Theo dõi phần tiếp theo của series “Sự khơi gợi yêu cầu là gì?” cùng tại Cole để sở hữu các kiến thức hữu ích về phát triển sản phẩm. Đừng quên tham gia khóa học ba để cập nhật thêm nhiều kỹ năng mới nhé

>> Xem thêm: 04 lợi ích của việc sở hữu chứng nhận PMI-ACP bạn chưa biết