Kỹ năng tin học văn phòng Word cơ bản cần thiết cho người đi học đi làm

Ngày nay để bắt kịp với môi trường và nhịp sống hiện đại, con người sẽ phải gắn bó với các thiết bị công nghệ thông tin. Các kỹ năng về tin học văn phòng dần trở thành những kĩ năng không thể thiếu khi làm việc. Ngoài các kĩ năng về Excel, Powerpoint, ta có công cụ phổ biến nhất là Word. Word luôn giúp cho người làm việc tạo ra một thế giới đầy sáng tạo theo cách của họ. Vậy Word có những đặc điểm gì, tại sao Word lại là một công cụ tin học trở nên quan trọng đến thế? Hay hơn nữa là những kỹ năng hay nhất khi sử dụng Word. Hãy cùng chúng tôi tham khảo chi tiết trong bài viết về kỹ năng tin học văn phòng Word bên dưới nhé!

Phần mềm word là gì?

Trước tiên hãy cùng tìm hiểu Word là gì và sự ra đời của nó nhé.

Word ( hay còn gọi là Microsoft Word), còn được biết đến với cái tên Winword. Đây là một công cụ soạn thảo rất thông dụng và phổ biến. Word được phát hành lần đầu vào năm 1983, khi đó cũng là lúc công nghệ thông tin nhen nhóm phát triển. Công cụ Word được phát triển từ một công ty lớn là Microsoft. Cho đến nay đã có đến hơn 10 hệ điều hành của Word được ra đời và không ngừng cải tiến. Các hệ điều hành càng về sau càng trở nên thông minh và tân tiến hơn, khá tiện ích cho người sử dụng.

 Các tính năng của word

Kỹ năng tin học văn phòng word giúp: Soạn thảo văn thô, chỉnh sửa phông chữ, màu sắc, kích thước,… Hơn nữa càng về sau, các hệ điều hành của Word còn có thêm các chức năng như: tạo hình ảnh đồ họa, phát triển các ứng dụng đa phương tiện như video, âm thanh, hình ảnh. Ngoài ra, Word còn có thêm chức năng chỉnh sửa chính tả, ngữ pháp của văn bản khiến công việc của bạn trở nên thuận tiện hơn.

Từ năm 2007 trở đi, các tên tập tin của Word thường được lưu với đuôi là .doc hay .docx và đều có thể mở được các tập tin văn bản thô. Word còn có tính năng đếm chữ văn bản và lưu lại khi đã hoàn thành. Điều này giúp công việc của bạn luôn ở mức tối ưu và tiện lợi nhất.

Vì vậy dù bạn có là bất cứ ai, bạn là một giáo viên, một nhân viên văn phòng, người quản lý, thiết kế, sinh viên cần làm luận văn, thuyết trình bài tập… bạn đều cần đến Word. Công cụ soạn thảo này giúp bạn soạn thảo những công văn, thông báo, ý kiến, bài giảng chiếu,… Phần mềm Word còn hỗ trợ tạo các file văn bản thành dạng PDF để bạn có thể xem trên nhiều thiết bị nội dung số khác nhau.

Tổng hợp những kĩ năng tin học văn phòng Word

Nhắc tới tin học văn phòng, ta sẽ nghĩ ngay đến các công việc liên quan đến máy tính PC, laptop, mobile, tablet,… Nói chung đều liên quan đến các thiết bị công nghệ hiện đại. Khóa học kỹ năng tin học văn phòng word giúp người sử dụng có thể dùng các thao tác, chức năng, để hỗ trợ các công việc văn phòng như: quản lý, thuyết trình, văn bản, sổ sách, thiết lập bản vẽ, hồ sơ,… Có thể nói loài người đã quá may mắn khi có sự xuất hiện của tin học văn phòng. Nó đánh một dấu mốc lớn cho sự tồn tại và vận hành của các công việc văn phòng.

Sau đây là phần tổng hợp các kĩ năng tin học văn phòng Word vô cùng hữu ích mà các bạn có thể tham khảo. Nắm vững được các kĩ năng này sẽ giúp bạn có thể hoàn thành, xử lý công việc soạn thảo một cách nhanh gọn, khoa học và thẩm mỹ. Qua đó cùng có thể tránh được các lỗi ngớ ngẩn trong quá trình làm việc.

1. Cách thiết lập mặc định trong quá trình soạn thảo

Bạn cần cài đặt font chữ theo chuẩn văn phòng mới nhất

Bước đầu bạn vào menu Home, tìm kiếm trong Font các bạn click vào mũi tên nhỏ ở góc phải phía bên dưới như trong hình rồi bạn click trái chuột vào.

Cài đặt thông số khổ giấy sao cho phù hợp trong mục Page Setup

Để cài đặt thông số khổ giấy, bạn vào menu Layout, sau đó trong Page Setup click vào mũi tên nhỏ ở dưới góc bên phải rồi các bạn click trái chuột vào. Cho đến khi giao diện Page Setup hiện ra sẽ có 3 thẻ đó là Margins, Layout, Pager. Ở thẻ Margins, ở mục con các bạn cài các thông số như sau: Top (2cm), Bottom (2cm), Left (3cm), Right (2cm).

Lưu ý bạn nên đặt Left 3cm, vì nó rất tiện lợi khi bạn in ấn. Khi in lề trái cần dư ra 1 đoạn để có thể đóng thành các văn bản tập mà lúc ghim không bị che mất chữ. các bạn nên chọn khổ A4 ở mục con Page Size.

Cài đặt thông số giữa các dòng trong 1 đoạn

Bạn vào Home hoặc Layout, sau đó mở Paragraph bằng cách click vào mũi tên ở bên dưới góc phải. Ở hộp thoại Paragraph, chỗ Indents and spacing  bạn chọn thông số cho Before: 6pt, After: 0pt, Line spacing: 1.5 lines. Cuối cùng click chọn Set As Default đến All documents based on the Normal template để OK.

2. Các cách căn chỉnh sao cho hợp lý

Căn chỉnh quốc hiệu, biểu tượng, phiên hiệu đơn vị

Mở trong giao diện Insert, ở Table, bạn click trái chuột sau đó chọn 2 hoặc 3 ô đầu tiên. Kế đến, bạn soạn tiêu đề vào các ô và tùy chỉnh độ rộng. Cuối cùng, bạn tùy chỉnh căn lề hợp lý cho chữ trong từng ô rồi thêm ảnh vào.

Cách căn chữ đầu tiên của đoạn

 Trước khi soạn thảo văn bản các bạn nên thụt đầu dòng ở hàng đầu tiên khoảng 1cm. Mở giao diện menu Home hoặc Layout sau đó vào Paragraph. Trong phần Indents and style, bạn chọn 1cm, với mục con Special là First line. Kết quả là bạn sẽ có 1 văn bản rõ ràng, đẹp mắt hơn với lề thụt vào khoảng 1 cm.

Các kĩ năng tin học Word cơ bản mà bạn cần phải biết

Các kỹ năng chính

• Biết cách soạn thảo văn bản nhanh, sử dụng 10 ngón để gõ văn bản, không mổ cò. Định dạng văn bản với font chữ, kích cỡ, màu sắc hợp lý, thẩm mỹ, ưa nhìn.
• Thông thạo lập, chèn và định dạng bảng, tạo bảng, vẽ biểu đồ.
• Biết cách chèn hình ảnh nội dung có liên quan, vẽ các hình khối từ đơn giản đến phức tạp, tạo sơ đồ một cách thuần thục, dễ dàng. Biết chèn video, âm thanh, hoạt cảnh vào văn bản soạn thảo.
• Hiểu cách chèn ký tự đặc, chèn link liên kết vào các từ khóa, tạo ghi chú.
• Tạo khổ in với lề in phù hợp. Thông thường khổ chữ hay được dùng nhất là A4 và trừ lề 2,5 đến 3 cm. Việc trừ lề giúp bạn đóng văn bản bằng giấy sau khi in thuận tiện lợi.

Các kỹ năng cần thiết khác

• Biết trình bày văn bản soạn thảo đúng theo yêu cầu với nhiều chức năng như: đánh dấu trang, header, footer,…
• Đặt mật khẩu bảo vệ cho file, cách an toàn và hiệu quả nhất để bảo mật file.
• Cuối cùng, một điều quan trọng và thông dụng nhất là bạn phải biết sử dụng các tổ hợp phím để thao tác nhanh nhất có thể. Việc thuộc tổ hợp phím sẽ giúp cho công việc thuận tiện, nhanh chóng hơn.

Trên đây là tất cả những thông tin về Word cũng như kỹ năng tin học word cơ bản quan trọng khi bạn sử dụng. Mong rằng công cụ soạn thảo hữu ích này sẽ giúp bạn làm mọi việc trở nên chuyên nghiệp và thuận tiện hơn.

>> Bài viết liên quan: Khám Phá Không Gian Làm Việc Của Microsoft Word