Dưới đây là danh sách 10 mẹo hàng đầu của chúng tôi để viết một e-mail hiệu quả. Làm theo những gợi ý này sẽ giúp bạn phản hồi tốt hơn từ e-mail của mình và làm cho việc gửi e-mail trở nên thú vị hơn cho bạn và người nhận của bạn.

• Nội dung e-mail ngắn gọn, súc tích

Càng đơn giản càng đẹp. Bạn có thể giữ e-mail càng ngắn khi chuyển tiếp email thì càng tốt. Tối đa chúng tôi đề xuất là không quá ba đoạn văn bản.

• Làm cho dòng tiêu đề rõ ràng và dễ đọc

Chủ đề của e-mail nên chứa đủ thông tin để người nhận biết nội dung của e-mail.

• Đặt e-mail là cá nhân

Luôn bao gồm tên hoặc bí danh của người nhận e-mail. Nếu bạn muốn e-mail trở nên cá nhân hơn nữa, hãy bao gồm cả tên thật của bạn trong e-mail.

• Xem chính tả và ngữ pháp của bạn

Email với các lỗi chính tả và ngữ pháp sẽ khiến cho người đọc e ngại và khó chịu. Luôn kiểm tra chính tả, ghi nhớ những gợi ý dưới đây và đọc lại email trước khi gửi đi bạn nhé.

• Hãy nhớ e-mail không phải là riêng tư

Nhận ra rằng e-mail không được mã hóa và có thể được chuyển tiếp cho người khác. Không bao giờ gửi dữ liệu bí mật của cá nhân hoặc công ty trong e-mail.

• Trả lời e-mail một cách hiệu quả

Khi trả lời e-mail, hãy ghi nhớ những gợi ý dưới đây:

1. Cố gắng trả lời e-mail càng nhanh càng tốt.

Sử dụng tùy chọn “Trả lời tất cả” một cách thận trọng. Thực sự đảm bảo nếu có nhiều người nhận trong CC mà mọi người thực sự cần để xem câu trả lời của bạn.

Giữ chuỗi e-mail (các thư trước) trong nội dung thư và phần trả lời của bạn ở trên cùng. Giữ tin nhắn trước đó giúp người đọc ghi nhớ cuộc thảo luận qua e-mail.

Không sử dụng quá nhiều các tùy chọn chương trình e-mail như “ưu tiên cao”, “trả lời tự động”, v.v.

2. Giữ CC và BCC ở mức tối thiểu

Khi sử dụng CC để gửi e-mail đến nhiều người nhận, hãy cố gắng giữ danh sách ở mức tối thiểu. Thông thường, khi ai đó nhìn thấy nhiều hơn bốn trong danh sách, họ sẽ coi đó là không quan trọng hoặc nghĩ rằng một trong những người nhận khác cũng được chăm sóc qua e-mail.

Ngoài ra, hãy sử dụng BCC thay vì CC khi người nhận e-mail không biết e-mail được gửi đến ai và giúp giữ bí mật địa chỉ e-mail của mọi người.

3. Sử dụng bản rõ thay vì HTML

Luôn gửi e-mail của bạn dưới dạng văn bản rõ ràng. Nó có thể không đẹp nhưng nó cho phép đọc e-mail dễ dàng hơn và thường ít gây mất tập trung hơn.

4. Sử dụng chữ ký rõ ràng

Chữ ký có thể là một phương pháp hiệu quả để hiển thị thông tin liên hệ của bạn ở cuối e-mail. Tuy nhiên, hãy tuân theo nghi thức chữ ký e-mail khi tạo chữ ký.

Tạm kết

Trên đây là những mẹo không những giúp bạn có một email hiệu quả mà còn giúp bạn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho bản thân. Đừng quên chia sẻ cho Cole nếu thấy thú vị nhé!

Nếu bạn muốn khám phá nhiều hơn nữa về máy tính, phần mềm hay thậm chí là các nền tảng trực tuyến khác như Facebook, Youtube, Chrome… thì khóa học THÀNH THẠO KỸ NĂNG SỬ DỤNG MÁY TÍNH VÀ CNTT là dành cho bạn! Đừng tiếc chút thời gian để tham khảo nhé, chắc chắn bạn sẽ rất cần đấy!

[share_facebook url=”https://gamek.vn/”]