Phương pháp chuyển đổi số cứu cánh mọi doanh nghiệp thời 4.0

Ngày nay chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ ở các công ty trên thế giới, nhiều doanh nghiệp Việt Nam cũng mong muốn bắt kịp xu thế của thời đại. Tuy nhiên trên thực tế, doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn khi thực hiện các dự án số hóa. 

Trong bài viết này, chúng ta cùng đi tìm hiểu mọi góc nhìn về việc triển khai chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì?

Chuyển đổi số tiếng Anh là Digital Transformation là việc ứng dụng trong công nghệ thông tin mô hình doanh nghiệp, quy trình vận hành, và các giao dịch tương tác với khách hàng. 

• Mô hình doanh nghiệp (ví dụ)

• Chuyển đổi từ mô hình offline sang online, 
• Kinh doanh trên nền tảng TMĐT

• Quy trình vận hành (ví dụ)

• Số hóa quy trình vận hàng bằng việc ứng dụng phần mềm (phần mềm kế toán, phần mềm kho, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm hỗ trợ duyệt hồ sơ bảo hiểm, tín dụng,….)

• Các giao dịch tương tác với khách hàng (Ví dụ)

• Thiết lập các mobile app để tăng trải nghiệm của khách hàng với doanh nghiệp (Mobile Banking, App của công ty bảo hiểm,…) 

Có nhiều khái niệm trong chuyển đổi số, khái niệm được đề cập ở trên đây là phù hợp nhất đối với tình hình thực tế các doanh nghiệp ở Việt Nam.

Lợi ích của chuyển đổi số trong doanh nghiệp

• Chuẩn hóa quy trình vận hành, cắt giảm những khâu thừa thãi, tăng sự liên thông, kết nối giữa các phòng ban, từ đó giảm chi phí vận hành
• Quản lý hiệu quả hơn, nắm được bao quát tình hình, từ đó ra quyết định nhanh hơn
• Nhân lực làm việc năng suất hơn trong môi trường làm việc nhanh gọn với công nghệ
• Quản lý được dữ liệu khách hàng, từ đó thấu hiểu insights của khách hàng cũng như nắm bắt thị trường tốt hơn. Từ đó tạo nền tảng gia tăng doanh thu
• Quy trình vận hành và việc xử lý với khách hàng được tối ưu cũng giúp cho doanh nghiệp tạo ra trải nghiệm tốt cho khách hàng, gia tăng sự hài lòng cho khách hàng. 
• Tăng sức cạnh tranh với các đối thủ
• Tăng khả năng ứng biến trong các trường hợp bất ngờ như trong thời gian đại dịch vừa qua

Cơ hội & thách thức trong doanh nghiệp ở Việt Nam

Trong những năm gần đây, có nhiều công cụ phần mềm, cũng như nhiều công ty cung cấp giải pháp xuất hiện. Do đó các doanh nghiệp dễ dàng tìm bên để tư vấn để tìm hiểu cách triển khai, và có nhiều sự lựa chọn về các công cụ phần mềm trong việc chuyển đổi số.

Tuy nhiên việc triển khai các dự án số hóa không hề suôn sẻ. Các doanh nghiệp thường hay gặp những vấn đề sau:

• Lãnh đạo hiểu nghiệp vụ kinh doanh nhưng lại sợ CNTT, mặc dù rất muốn triển khai các dự án CNTT nhưng kiến thức mơ hồ, không biết triển khai như thế nào.
• Nhân viên chưa có kỹ năng CNTT để làm việc với các công cụ công nghệ, dẫn đến khó làm việc với mô hình mới
• Thiếu kinh phí để triển khai vì các công cụ phần mềm để chuyển đổi số hiệu quả có giá thành rất cao
• Trong khi triển khai dự án, dù đầu tư nhiều cho các phần mềm nhưng chỉ dùng 1 phần rất nhỏ, hoặc phải đập đi sửa lại nhiều dẫn đến tốn kém

Hướng đi chuyển đổi số cho doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ

Có 2 chiến lược chuyển đổi số:

• Tối ưu yếu tối bên ngoài: Doanh nghiệp ứng dụng công nghệ nhằm tối ưu việc quản lý khách hàng, hoặc tăng trải nghiệm khách hàng, tạo ra các giá trị mới trong sản phẩm kinh doanh.

Chiến lược tối ưu bên ngoài thường sử dụng các phần mềm CRM và các phần mềm mà doanh nghiệp phát triển dành cho khách hàng (app internet banking của ngân hàng,…)

• Tối ưu yếu tố bên trong: Doanh nghiệp ứng dụng công nghệ để số hóa các nghiệp vụ, các công việc, quy trình vận hành.

Các phần mềm ERP thường được sử dụng trong việc tối ưu yếu tố bên trong.

Tùy theo mục tiêu và lĩnh vực kinh doanh mà doanh nghiệp lựa chọn chiến lược chuyển đổi số phù hợp.

Doanh nghiệp, tập đoàn lớn

Doanh nghiệp tập đoàn lớn thường có lợi thế là sở hữu nguồn lực tài chính, nhân sự lớn, dễ dàng đầu tư và triển khai các dự án công nghệ. Ban lãnh đạo có thể hướng đến việc lập riêng 1 đội ngũ chuyển đổi số, để nghiên cứu và đề ra giải pháp chuyển đổi số phù hợp cho chính tổ chức của mình.

Tuy nhiên vì hệ thống lớn, có nhiều bộ phận và quy trình nghiệp vụ đã được cố định từ trước nên các doanh nghiệp lớn sẽ cần có 1 phương pháp “quy hoạch số hóa” logic và hợp lý. 

Theo các chuyên gia, trước hết các doanh nghiệp cần phải làm kiến trúc tổng thể doanh nghiệp (Enterprise Architecture) để hiểu tổng thể quy trình hoạt động của doanh nghiệp, sự liên kết giữa các phòng ban. Từ đó có thể lên 1 kế hoạch chuyển đổi số hiệu quả và bài bản.

SMEs – Doanh nghiệp vừa và nhỏ

Đây là đối tượng gặp nhiều khó khăn nhất trong việc chuyển đổi số. Phần lớn là vì cơ sở hạ tầng CNTT còn hạn chế, khó khăn về kinh phí và năng lực thích ứng công nghệ của nhân viên còn chưa tốt. Do đó, có 3 giải pháp cho doanh nghiệp để khắc phục những khó khăn nêu trên.

Giải pháp công nghệ

Các doanh nghiệp nhỏ có thể hợp tác với các bên cung cấp phần mềm dành cho SMEs để bắt đầu thay thế các quy trình thủ công sang nền tảng số hóa. Trên thị trường hiện nay có nhiều công ty cung cấp phần mềm cho doanh nghiệp SMEs, tuy nhiên các doanh nghiệp cần cân nhắc tìm các bên cung cấp đáng tin cậy và có năng lực, cũng như giải pháp và phần mềm của họ phải phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp mình.

Giải pháp chi phí

Khó khăn về chi phí khi triển khai chuyển đổi số đa phần do thiếu kiến thức về CNTT và thiếu sự định hướng về chuyển đổi số nên chưa biết phải mua sắm các trang thiết bị gì, giá cả bao nhiêu và để làm gì. Thế nên, muốn tối ưu tốt nhất phần chi phí, người chủ doanh nghiệp hoặc bộ phận IT phải có được cái nhìn rõ ràng về chuyển đổi số. 

Giải pháp nguồn nhân lực 

Doanh nghiệp nên có các chương trình đào tạo cho nhân viên để làm quen dần với mô hình, vận hành số hóa. Ví dụ như bộ phận sale cần phải quen với việc làm việc trước với dữ liệu khách hàng thu thập được qua CRM,…

Các case study chuyển đổi số thành công ở Việt Nam

Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu 2 doanh nghiệp đã làm chuyển đổi số thành công. Trước đó, họ đã gặp rất nhiều khó khăn bất cập với quy trình vận hàng cũ, lỗi thời. Để số hóa, tự động hóa quy trình vận hành, các doanh nghiệp này đã ứng dụng giải pháp phần mềm SAP Business One – 1 phần mềm ERP (có khả năng quản lý tất cả nghiệp vụ tài chính kế toán, bán hàng, mua hàng, sản xuất, quản lý kho,… trên cùng 1 hệ thống cơ sở dữ liệu duy nhất) 

Tập Đoàn Karofi

Karofi từng tốn rất nhiều thời gian và sức người để thu thập dữ liệu và báo cáo thị trường. Dù có nhiều hỗ trợ bên ngoài như Excel, phần mềm quản lý nhưng tất cả đều hoạt động rời rạc dẫn đến sự thiếu đồng bộ, công việc không hiệu quả.

Từ những bất cập trên, Tập đoàn Karofi đã sử dụng giải pháp quản lý hệ thống phân phối DMS trên nền tảng SAP Business One để số hóa quy trình vận hành. 

Kết quả mà Karofi đạt được sau khi số hóa:

• Hệ thống báo cáo, triển khai số liệu liên tục và tức thì, thay vì tốn đến 1 – 2 giờ báo cáo thủ công như trước.
• Tiết kiệm 70% thời gian cho các hoạt động trả thưởng khuyến mãi. Nếu như trước đây mất 15 ngày thì giờ chỉ cần 3-5 ngày
• Dễ dàng theo dõi lộ trình bán hàng của nhân viên một cách hiệu quả, từ đó dễ dàng tối ưu và tăng năng suất lao động cho đội ngũ sale.

Công ty Kinh doanh Thời trang – Tổng công ty 28

Trước khi làm chuyển đổi số, công ty gặp phải những vấn đề như sau:

• Các phần mềm khác không thể theo dõi, so sánh dữ liệu qua nhiều năm cũng như không thể xem và lập các báo cáo quản trị bán hàng, phân tích. 
• Việc quản lý kế hoạch Marketing cũng phức tạp, không thể theo dõi (Phải sử dụng theo dõi thêm Excel và đôi khi NVBH không nhớ hết dẫn đến lập/in bill tính giá sai sót).
• Quan trọng nhất là tính liên kết dữ liệu xuyên suốt giữa các bộ phận gặp khó khăn nên các báo cáo phải làm thủ công, mất thời gian và thiếu nhất quán.

Nhận thấy sự cần thiết của chuyển đổi số, Công ty đã lựa chọn SAP Business One – 1 phần mềm giải pháp ERP để triển khai. 

Những thay đổi của công ty sau khi làm chuyển đổi số:

• Các báo cáo phân tích, quản trị chuyên sâu giúp ban giám đốc nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh để từ đó đưa ra các quyết định chính xác và nhanh chóng hơn
• Dễ dàng triển khai nhiều chương trình marketing đồng thời và áp dụng xuống chuỗi cửa hàng một cách đồng bộ và nhanh chóng
• Quản lý dễ dàng trong việc mở rộng quy mô kinh doanh trong thời gian ngắn
• Dữ liệu minh bạch, rõ ràng và đồng nhất, tiết kiệm thời gian và nhân lực trong việc kiểm tra và đối soát số liệu
• Giúp bộ phận tài chính kế toán kết sổ sớm hơn rất nhiều

Theo nghiên cứu từ năm 2017 của Microsoft tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương; chuyển đổi số làm tăng năng suất lao động trong năm 2020 là 21%. Theo báo cáo của trung tâm SAP về hiểu biết kinh doanh và kinh tế của Oxford cho biết 80%; doanh nghiệp tổ chức ứng dụng chuyển đổi số đã tăng lợi nhuận. 85% nói rằng đã tăng thị phần của mình, trung bình; các doanh nghiệp chuyển đổi số tăng trưởng doanh thu cao hơn 23% so với các đối thủ cạnh tranh. Tìm hiểu thêm khóa học chuyển đổi số thúc đẩy nhà quản lý; chủ doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch số hóa cho doanh nghiệp của mình – duy nhất tại Cole.